Отчет об исполнении бюджета доходов и расходов считается одним из важных инструментов управления компанией или подразделением.
Он позволяет оценить, насколько компания следует финансовому плану, а также выявить перерасход или недополучение средств. Кроме того, отчет показывает проблемные статьи и помогает найти для них решение.
В сегодняшнем материале разберем его эффективность подробнее.
Он позволяет оценить, насколько компания следует финансовому плану, а также выявить перерасход или недополучение средств. Кроме того, отчет показывает проблемные статьи и помогает найти для них решение.
В сегодняшнем материале разберем его эффективность подробнее.
Отчет об исполнении бюджета доходов и расходов: чем он полезен?
Основными бенефициарами этого отчета являются: менеджмент компании, финансисты и собственники или инвесторы бизнеса.
Для менеджмента отчет позволяет увидеть, где бизнес работает в соответствии с намеченными планами на начало года, а также выявить те точки, где сейчас требуется активное участие, например, в виде оптимизации затрат, поиска новых поставщиков или рынков сбыта.
Для финансистов указанный отчет является базой прогнозов и корректировок бюджета. Обычно он составляется по итогам кварталов, поэтому сопоставив фактические результаты с прогнозным периодом, можно оценить предварительный итог по году и скорректировать нужные статьи доходов и расходов.
Собственникам и инвесторам такой отчет позволяет контролировать эффективность бизнеса и достижения поставленных KPI.
Для составления такого отчета обычно используются плановые данные, которые могут собираться в разной детализации и разном срезе (например, по продажам, производству и другим доходам и затратам). Кроме того, потребуется интеграция фактических данных как из бухгалтерского (выручка, себестоимость и затраты), так и из управленческого учета (те же показатели по подразделениям, проектам, продуктам).
Также компании должен быть подготовлен план статей и методология, которые и станут основой в подготовке отчета и дадут понимание какая статья к какой группе относится.
Полезным будет и составление регламента сбора данных, в котором будет описан весь процесс, а именно кто, когда и в какой форме предоставляет данные.
Для менеджмента отчет позволяет увидеть, где бизнес работает в соответствии с намеченными планами на начало года, а также выявить те точки, где сейчас требуется активное участие, например, в виде оптимизации затрат, поиска новых поставщиков или рынков сбыта.
Для финансистов указанный отчет является базой прогнозов и корректировок бюджета. Обычно он составляется по итогам кварталов, поэтому сопоставив фактические результаты с прогнозным периодом, можно оценить предварительный итог по году и скорректировать нужные статьи доходов и расходов.
Собственникам и инвесторам такой отчет позволяет контролировать эффективность бизнеса и достижения поставленных KPI.
Для составления такого отчета обычно используются плановые данные, которые могут собираться в разной детализации и разном срезе (например, по продажам, производству и другим доходам и затратам). Кроме того, потребуется интеграция фактических данных как из бухгалтерского (выручка, себестоимость и затраты), так и из управленческого учета (те же показатели по подразделениям, проектам, продуктам).
Также компании должен быть подготовлен план статей и методология, которые и станут основой в подготовке отчета и дадут понимание какая статья к какой группе относится.
Полезным будет и составление регламента сбора данных, в котором будет описан весь процесс, а именно кто, когда и в какой форме предоставляет данные.
Полезные рекомендации
Чтобы отчет был удобным и приносил явную пользу, каждая компания должна определиться с балансом ряда показателей.
Например, по детализации. Слишком общий отчет не дает понимания всех причин отклонений, а сильно детализированный – перегружает и переключает внимание. Мы рекомендуем использовать системы для планирования и бюджетирования, по типу Планум, которые дают возможность как формировать отчет по более обобщенным группам, так и при необходимости углубляться в отдельные группы и статьи.
Регулярность отчета зависит также от целей. Отчет для руководства и бизнеса можно формировать раз в месяц, при этом для оперативного контроля внутри финансовой функции отчет должен собираться раз в неделю. Такой подход поможет выиграть время, чтобы внести необходимые корректировки в связи с вызовами бизнеса. Чтобы сократить время на сбор отчета, рекомендуем также использовать аналитическую систему.
Кроме этого, отчет должен сопровождаться комментариями, поскольку сами цифры часто не могут раскрыть, виной отклонения является поломка у поставщика или ошибка в формировании закупочной политики. В Планум мы реализовали функцию комментариев специально для таких случаев: все комментарии хранятся на сервере, и пользователи могут подгружать пояснения к предыдущим отчетам, чтобы отслеживать причины.
Также важно назначить ответственных по статьям, поскольку это будет давать понимание, кто отвечает за выполнение плана по конкретным расходам или доходам. Разграничить доступы и возможность изменений можно ролевой моделью Планум. Система также покажет какие изменения и когда были внесены пользователями.
Например, по детализации. Слишком общий отчет не дает понимания всех причин отклонений, а сильно детализированный – перегружает и переключает внимание. Мы рекомендуем использовать системы для планирования и бюджетирования, по типу Планум, которые дают возможность как формировать отчет по более обобщенным группам, так и при необходимости углубляться в отдельные группы и статьи.
Регулярность отчета зависит также от целей. Отчет для руководства и бизнеса можно формировать раз в месяц, при этом для оперативного контроля внутри финансовой функции отчет должен собираться раз в неделю. Такой подход поможет выиграть время, чтобы внести необходимые корректировки в связи с вызовами бизнеса. Чтобы сократить время на сбор отчета, рекомендуем также использовать аналитическую систему.
Кроме этого, отчет должен сопровождаться комментариями, поскольку сами цифры часто не могут раскрыть, виной отклонения является поломка у поставщика или ошибка в формировании закупочной политики. В Планум мы реализовали функцию комментариев специально для таких случаев: все комментарии хранятся на сервере, и пользователи могут подгружать пояснения к предыдущим отчетам, чтобы отслеживать причины.
Также важно назначить ответственных по статьям, поскольку это будет давать понимание, кто отвечает за выполнение плана по конкретным расходам или доходам. Разграничить доступы и возможность изменений можно ролевой моделью Планум. Система также покажет какие изменения и когда были внесены пользователями.
