Может показаться, что автоматизация носит характер волшебной таблетки – только внедри систему, и все процессы будут работать слажено – не будет перерасходов, план будет выполняться в срок, KPI сотрудников будет считаться как песня, а прогноз выручки будет формироваться с невероятной точностью.
Конечно, это возможно, но есть одно «но» в виде закона GIGO - garbage in garbage out. Вот о нем сегодня и поговорим, а точнее, как его избежать.
Конечно, это возможно, но есть одно «но» в виде закона GIGO - garbage in garbage out. Вот о нем сегодня и поговорим, а точнее, как его избежать.
Причины провальной автоматизации
Эксперты по внедрению систем планирования и бюджетирования могут перечислить множество причин, почему тот или иной проект не взлетает.
Это и неподходящая система, недостаточная заинтересованность сотрудников заказчика в изменениях и многие другие. Однако главной причиной всегда будет непроработанная методология.
Методология – это основа, на которой строится вся система. Она определяет количество справочников, атрибуты элементов, требуемые отчеты, взаимосвязь между показателями, иерархии, распределение ответственности сотрудников за данные, этапы согласования, количество версий и сценариев.
Добавим к этому, у каждой системы есть своя логика работы с данными, и оформлением всех отчетов, и расчетных показателей.
Поэтому просто перенести из существующих таблиц в систему «чтобы все летало», особенно при больших объемах расчетов и сложных моделях, оказывается часто не самой простой задачей.
Но сложная, не значит, невыполнимая.
Это и неподходящая система, недостаточная заинтересованность сотрудников заказчика в изменениях и многие другие. Однако главной причиной всегда будет непроработанная методология.
Методология – это основа, на которой строится вся система. Она определяет количество справочников, атрибуты элементов, требуемые отчеты, взаимосвязь между показателями, иерархии, распределение ответственности сотрудников за данные, этапы согласования, количество версий и сценариев.
Добавим к этому, у каждой системы есть своя логика работы с данными, и оформлением всех отчетов, и расчетных показателей.
Поэтому просто перенести из существующих таблиц в систему «чтобы все летало», особенно при больших объемах расчетов и сложных моделях, оказывается часто не самой простой задачей.
Но сложная, не значит, невыполнимая.
Как избежать провала в автоматизации?
Шаги достаточно простые.
Для начала определите, для чего вам нужна автоматизация?
Мы всегда говорим, что автоматизация это инструмент к построению эффективного бизнес-процесса, формирования новых компетенций у сотрудников, ликвидация повторяющеся ручной работы, нивелирование ошибок, ускорение расчетов и обработки данных.
Выделите время сотрудников, которые будут ответственны за проект, поскольку результаты команды консультантов должен кто-то принимать, а также определять задачи развития системы на конкретном этапе.
Совместно с консультантами проведите диагностику текущего процесса и определите целевое состояние процесса, но очень конкретно с формами, ЦФО, данными и ролями. Детализация позволяет выстроить правильную архитектуру, чтобы система по запросу для расчета брала то, что надо. А что не надо – не брала.
Не забывайте, то все корректировки и изменения могут быть внесены в самом начале процесса. На финальных этапах подготовки системы небольшое, на первый взгляд, изменение может стоить многих часов работы.
Обязательно тестируйте по разным вариантам, сценариям, с загрузкой данных. Консультантам важно, чтобы их труд действительно получил реализацию в качестве удобной системы для клиента.
Ну а если вам интересно, как Планум-Платформа помогает автоматизировать процессы планирования и бюджетирования, то обращайтесь – поможем и подскажем.
Для начала определите, для чего вам нужна автоматизация?
Мы всегда говорим, что автоматизация это инструмент к построению эффективного бизнес-процесса, формирования новых компетенций у сотрудников, ликвидация повторяющеся ручной работы, нивелирование ошибок, ускорение расчетов и обработки данных.
Выделите время сотрудников, которые будут ответственны за проект, поскольку результаты команды консультантов должен кто-то принимать, а также определять задачи развития системы на конкретном этапе.
Совместно с консультантами проведите диагностику текущего процесса и определите целевое состояние процесса, но очень конкретно с формами, ЦФО, данными и ролями. Детализация позволяет выстроить правильную архитектуру, чтобы система по запросу для расчета брала то, что надо. А что не надо – не брала.
Не забывайте, то все корректировки и изменения могут быть внесены в самом начале процесса. На финальных этапах подготовки системы небольшое, на первый взгляд, изменение может стоить многих часов работы.
Обязательно тестируйте по разным вариантам, сценариям, с загрузкой данных. Консультантам важно, чтобы их труд действительно получил реализацию в качестве удобной системы для клиента.
Ну а если вам интересно, как Планум-Платформа помогает автоматизировать процессы планирования и бюджетирования, то обращайтесь – поможем и подскажем.
