Мы всегда настаиваем на том, что автоматизация – это производная от управления. Если управление процессом и данными простроено, то даже Excel будет показывать неплохие результаты до определенного объема данных и сложности моделей.
Автоматизация – это инструмент, и не сработать этот инструмент может, если его использовать неправильно или для того, для чего он изначально не предполагался.
Сегодня рассмотрим ключевые ошибки, которые могут привести к неудачной автоматизации бюджетирования.
Автоматизация – это инструмент, и не сработать этот инструмент может, если его использовать неправильно или для того, для чего он изначально не предполагался.
Сегодня рассмотрим ключевые ошибки, которые могут привести к неудачной автоматизации бюджетирования.
Провальная автоматизация
Ошибка 1. Нет выстроенного управленческого учета
Например, в компании нет единого плана счета, не выделены ЦФО и не проработаны аналитики. Также фактические данные могут отличаться в зависимости от системы, где они накапливаются, либо в зависимости от того, кто их ведет.
Кроме того, статьи плана и факта не унифицированы, и для них нет единой методики, которая могла бы помочь сопоставить данные.
В таком случае, всегда первым этапом идет работа с методическим обеспечением самого процесса бюджетирования. И только после этого мы можем перейти к автоматизации.
Если процесс постановки методики выпустить, и взять имеющиеся данные как есть и просто перенести их в систему, то такой поход только перенесет хаос в автоматизированную систему.
Ошибка 2. Не выстроена процессность.
Например, у компании есть сам процесс бюджетирования, то есть сбор данных, моделирование, но отсутствует какая-либо регламентность.
Например, нет понимания какой отдел в какие сроки что должен предоставить, не расписаны роли, кто за что отвечает, нет понимания точных шагов, которые позволят сформировать корректный бюджет. Или отдел продаж планирует от собственных KPIпо выручке, маркетинг предлагает альтернативные варианты, поскольку не видит потенциала роста на некоторых рынках, а финансы просто индексируют ряд показателей прошлого года.
Решением этого столкновения подходов может быть только введение единого регламента, который четко указывает все правила формирования и реализации бюджета. И только после этого – автоматизация.
Ошибка 3. Полный перенос расчетов из Excel
К сожалению, порой сталкиваемся с желанием клиентов просто перенести в систему все «так как уже есть в Excel». С начала моет показаться, что это будет самым оптимальным вариантом, поскольку существующий инструмент уже делает расчеты ,которые в моменте устраивают компанию. Однако сохраняя логику Excel в системе мы в итоге можем прийти к громадным нечитаемым таблицам и более сложной логике взаимосвязи данных.
Система призвана переформатировать сам процесс, сделать его более понятным, структурированным и оптимизированным, оставив то, что действительно нужно.
Например, в компании нет единого плана счета, не выделены ЦФО и не проработаны аналитики. Также фактические данные могут отличаться в зависимости от системы, где они накапливаются, либо в зависимости от того, кто их ведет.
Кроме того, статьи плана и факта не унифицированы, и для них нет единой методики, которая могла бы помочь сопоставить данные.
В таком случае, всегда первым этапом идет работа с методическим обеспечением самого процесса бюджетирования. И только после этого мы можем перейти к автоматизации.
Если процесс постановки методики выпустить, и взять имеющиеся данные как есть и просто перенести их в систему, то такой поход только перенесет хаос в автоматизированную систему.
Ошибка 2. Не выстроена процессность.
Например, у компании есть сам процесс бюджетирования, то есть сбор данных, моделирование, но отсутствует какая-либо регламентность.
Например, нет понимания какой отдел в какие сроки что должен предоставить, не расписаны роли, кто за что отвечает, нет понимания точных шагов, которые позволят сформировать корректный бюджет. Или отдел продаж планирует от собственных KPIпо выручке, маркетинг предлагает альтернативные варианты, поскольку не видит потенциала роста на некоторых рынках, а финансы просто индексируют ряд показателей прошлого года.
Решением этого столкновения подходов может быть только введение единого регламента, который четко указывает все правила формирования и реализации бюджета. И только после этого – автоматизация.
Ошибка 3. Полный перенос расчетов из Excel
К сожалению, порой сталкиваемся с желанием клиентов просто перенести в систему все «так как уже есть в Excel». С начала моет показаться, что это будет самым оптимальным вариантом, поскольку существующий инструмент уже делает расчеты ,которые в моменте устраивают компанию. Однако сохраняя логику Excel в системе мы в итоге можем прийти к громадным нечитаемым таблицам и более сложной логике взаимосвязи данных.
Система призвана переформатировать сам процесс, сделать его более понятным, структурированным и оптимизированным, оставив то, что действительно нужно.
Чтобы ваша автоматизация проходила успешно, оставьте заявку на консультацию. Наши эксперты подсветят все особенности процесса.
