Внедрение систем автоматизации процессов для бэк-офисных функций, как финансы, редко несет в себе прямую выгоду, которую можно было бы легко показать клиенту. Однако найти ее можно. Главное, знать как.
В случае с автоматизацией продаж или планирования производства все более очевидно: после внедрения таких систем можно, например, увидеть, насколько выросла выручка клиента, и как сократились затраты.
Автоматизация документооборота также показывает высокие результаты сразу после внедрения: корреспонденция не теряется, документация надежно хранится в системе, да и поручения исполняются вовремя.
Истории про автоматизацию финансового планирования и бюджетирования не часто заканчиваются хэппи-эндом в духе «мы сэкономили несколько миллионов при внедрении системы», «смогли сократить штат» или «заработали столько-то, просто внедрив это решение».
Конечно, перед внедрением проекта обязательно производится расчет экономической эффективности, определяется экономия трудовых ресурсов при автоматизации процессов и много других показателей.
Однако, редкая ситуация, когда результаты внедрения проекта полностью соответствуют первоначальным планам. В нашей практике был случай, когда автоматизация планирования, напротив увеличивала время сбора данных по сравнению с ручной обработкой, однако давала такую детализацию планирования и анализа товарооборота, с которой клиент смог существенно сократить затраты на логистику.
Результаты внедрения систем финансового планирования и бюджетирования могут и не быть такими эффектными, однако не стоит отказываться от автоматизации только по этой причине. Объясняем на примерах, как донести ценность продукта для цифровизации финансовой аналитики компании, которые взяты из практики продаж нашей платформы Планум.
Главное, помнить, что доносить ценность продукта нужно до тех лиц, кто реально может быть заинтересован
Бесполезно пытаться доказать необходимость системы планирования финансов и сопутствующих платформ до сотрудников, которые либо не обладают полномочиями для принятия решения, либо обладают, но не взаимодействуют непосредственно с бизнес-процессом.
Конечно, это базовая истина, однако если ей не следовать, то можно, как минимум, потерять время, либо вовсе слить рекламный бюджет не на ту аудиторию.
Стоит быть ближе к профессиональным проблемам
Автоматизированные системы финансового планирования строятся на стеке работы с данными и финансовой реальности, которая определяется конкретными правилами учета и государственным надзором за деятельностью компаний. Поэтому без точного понимания, что такое финансы предприятия, какими проблемами живут финансовые директора компаний, будет сложно донести до потенциального клиента преимущества продукта в технологии обработки баз данных.
Хорошим примером глобальной проблемы финансовых департаментов можно считать привлечение дополнительных источников финансирования, которые нужно найти внутри самой компании. Мы помогли решить клиенту такую задачу именно за счет автоматизации финансового планирования и бюджетирования.
Традиционно для финансирования каких-либо проектов компании привлекают стороннее финансирование в виде банковских кредитов, реже – в виде облигаций и акций. Но стороннее финансирование всегда предполагает достаточно долгий срок на подготовку всей необходимой документации, а также влечет риски, если первоначальные оценки рынка, на котором работает компания-заемщик, будут скорректированы внешними обстоятельствами.
Поиск денежных средств внутри компании остается безрисковым источником финансирования, хотя и наиболее сложным: необходимо настроить процессы так, чтобы контроль за финансами был оперативным, не допускал кассовых разрывов, но и позволял быстро адаптироваться к новым потребностям организации.
Такой подход называется beyond budgeting, его используют многие крупные компании как наиболее гибкий и эффективный механизм управления финансами. Однако без комплексной автоматизации финансов он не реализуем. Автоматизация в этом случае помогает наладить контроль за финансовыми потоками и повысить качество финансового планирования. Это, в свою очередь, помогает предотвратить кассовые разрывы, высвободить ресурсы внутри компании, выработать инициативы для роста компании и проанализировать возможные результаты реализации нововведений за счет сценарных моделей. О том, как такой подход помог повысить эффективность управления финансами сети зарядных станций, можно почитать здесь.
И все-таки про повышение эффективности
Да, это основная цель любой автоматизации.
В автоматизации финансовых подразделений эффективность может быть достигнута за счет более глубокой детализации планирования, большого набора инструментов для аналитической работы, или продвинутых средств управления данными.
Компании могут строить свои планы по-разному: кто-то отталкивается от исторических результатов, кто-то собирает данные по филиалам, — и чем лучше будет продемонстрирована адаптивность системы под регламенты и нужды компании, тем выше шансы продажи.
