Этот веб-сайт использует файлы cookie, чтобы обеспечить вам наилучший опыт работы
OK
Руководство по работе с Планум

Руководство по работе с системой состоит из двух блоков. Быстрый старт содержит краткое описание работы с новой моделью. Для более подробного изучения всех особенностей надстройки необходимо перейти к подробной инструкции по работе с системой.

Быстрый старт
Шаг 1. Скачайте и откройте файл с надстройкой
Шаг 2. Войдите в систему
Шаг 3. Выберите необходимую модель
Шаг 4. Откройте «MD» с помощью специальной кнопки на панели управления
Шаг 5. Войдите в режим редактирования при помощи соответствующей кнопки
Шаг 6. Заполните все необходимые справочники и связи между ними. Подробнее об особенностях заполнения "MD" описано в разделе 4 "Работа со справочниками".
Шаг 7. Выйдите из режима редактирования «MD»
Шаг 8. После заполнения «MD» можно приступать к созданию таблиц. Перейдите на новый лист и нажмите на кнопку «Создать новую таблицу»
Шаг 9. В дополнительном окне заполните имя таблицы, при помощи стрелок распределите доступные подмножества элементов между строками, колонками и фильтрами
Шаг 10. После нажатия кнопки «Создать» новая таблица отобразится слева и  будет доступна для редактирования на новом листе
Шаг 11. Заполните данные вручную или через таблицу ввода. Надстройка предоставляет возможность использовать как обычные функции Excel, так и специальные формулы Планум
Шаг 12. После редактирования данных отправьте все изменения на сервер с помощью специальной кнопки «Отправка и расчет листа»
Инструкция по работе с системой

1. Установка Планум

1. После скачивания файл необходимо разархивировать. Переместите полученный файл на рабочий стол и откройте его двойным щелчком мыши.

2. Надстройка Планум появится в верхней части меню Excel.

Этот способ, не сохраняет Надстройку Планума в Excel. Если необходимо, чтобы Планум открывался при каждом открытии Excel, добавьте файл xll в список надстроек в параметрах.

2. Вход в систему

Подключитесь к серверу, используя имя пользователя и пароль. После авторизации появится список моделей, связанных с вашей учетной записью, а также список таблиц внутри выбранной модели. Вы можете раскрыть список, чтобы увидеть, из каких измерений состоит таблица.

Отсутствие таблиц означает, что таблицы еще не были созданы в этой модели или у пользователя нет доступа к существующим таблицам.
  • Нажмите

  • Заполните

  • Выберите модель

  • Модель и ее измерения

3. Настройки безопасности

Настройки безопасности находятся на панели управления в разделе «Данные и безопасность».
После нажатия появится окно «Настройка доступа», где можно увидеть свою роль в модели.
Все необходимые настройки доступа изменяются пользователем с уровнем прав ADMIN.
Уровень прав пользователя:

1. ADMIN — может регулировать права доступа для пользователей, менять параметры безопасности вашей системы, а также ему доступны все функции других пользователей.
2. MODELER — может добавлять новые измерения, элементы на лист MD и создавать новые таблицы в своей модели. Он имеет доступ для чтения и записи ко всем таблицам в модели.
3. USER — права на чтение и запись в таблицы распределяет Администратор Модели.
4. VIEWER — может просматривать доступные ему таблицы, но не может вводить новые данные.

4. Работа со справочниками

Master Data (MD) — это база справочников, в которых содержатся все необходимые элементы и их характеристики, используемые в вашей системе. Лист MD предназначен для создания структуры всех последующих таблиц и отчетов. Создавать и редактировать справочники могут пользователи с доступом ADMIN и MODELER.
Настройка справочников через лист MD
Шаг 1. Открыть лист
Чтобы открыть лист «MD», на панели инструментов, в разделе Структура, нажмите «Открыть MD».

Лист MD содержит все измерения (справочники) выбранной модели. Каждое измерение содержит поле с элементами и дополнительные поля характеризующие элементы. Первые несколько строк таблицы содержат характеристики и наименование полей, каждое из которых выделено цветом и имеет свою особенность заполнения.

Шаг 2. Начать редактирование
Чтобы начать вносить изменения на листе, необходимо включить режим редактирования.
Это позволит избежать конфликтов при одновременной работе нескольких пользователей.

Если один пользователь модели находится в режиме редактирования листа MD, то у остальных пользователей при попытке войти в режим редактирования будет выпадать предупреждающее окно. При выборе варианта «Отбросить сессию», сессия редактирования завершится для активного пользователя, внесенные им данные не сохранятся, доступ для редактирования откроется для текущего пользователя.

Шаг 3. Заполнение данных
Вся информация на листе «MD» заполняется сверху вниз, по столбцам. Как правило, заполнение листа начинается с нового измерения, а столбцы A-C остаются неизменными.

Редактируя новое измерение, в первую очередь, необходимо выбрать тип поля «Элемент» и внести список необходимых элементов сверху вниз начиная с 12 строки. Далее, по необходимости, заполняются дополнительные столбцы для этого измерения. Необходимо учитывать, что если редактируется одно измерение, то столбцы с полями этого измерения должны следовать друг за другом без перерывов.

Пример заполнения листа MD.
Шаг 4. Завершить редактирование
По завершении редактирования листа «MD» необходимо сохранить данные и выйти из режима редактирования, сделать это можно несколькими способами:
1) С помощью кнопки «Отправить». Данные отправятся на сервер, и таблица автоматически выйдет из режима редактирования;
2) Нажав на кнопку «Выйти из режима редактирования», после чего будет предложено отправить изменения на сервер, продолжить редактирование или отбросить изменения;
3) С помощью кнопки «Отправка и расчет листа».

Свойства полей
Поле 1. «Связывающий флаг»
Поле используется для создания связей между элементами разных измерений. При наличии связывающего флага данные в таблице будут отображаться только между связанными элементами. Для этого необходимо проставить одинаковое наименование в строке «связывающий флаг» у тех атрибутов, которые необходимо связать.

Пример: необходимо указать какая продукция продается в конкретном филиале организации. Для этого, в листе «MD» в измерении «Продукция» необходимо добавить дополнительный столбец с типом поля «Другое» и присвоить каждой продукции свой тип. Далее переходим в измерение «Подразделения», также добавляем столбец с типом поля «Другое» и указываем тип продукции напротив соответствующего филиала. После заполнения всех ячеек необходимо поставить в поле «Связывающий флаг» (строка 3) одинаковые наименования (например «FC1») в столбцах, которые имеют связь.

Соответственно, при составлении таблицы в разных подразделениях будет отображаться соответствующая продукция, как указано в «MD».


Пример заполнения измерений со «Связывающим флагом»
Если к одному элементу присваивается несколько разных типов необходимо продублировать соответствующий справочник в столбце «Элемент» столько раз, сколько дополнительных типов он в себя включает и в соответствующем столбце проставить все типы элемента.
Поле 2. «Тип поля»
Тип поля — тип текущего столбца. Значение данного поля выбирается из выпадающего списка, доступны следующие типы полей:

Элемент — основной справочник. Поле «Элемент» должно находиться в каждом измерении и встречаться в одном измерении только один раз. При заполнении данных в столбце с типом поля «Элемент» хранится полный список элементов, используемых в измерении.
Родитель — атрибут справочника (родитель элемента) необходимый для выделения иерархии, в зависимости от уровня агрегирования или детализации. При заполнении данных в столбце, необходимо писать дословное наименование непосредственного родителя напротив нижестоящих элементов (его составных частей). При необходимости добавить альтернативную иерархию, создавать новый столбец не нужно, продублируйте все элементы ниже и добавьте к ним соответствующего «родителя».
ВесЭлемента — атрибут справочника, позволяющий задать вес потомка в консолидированном элементе. Используется для изменения способа суммирования элемента в измерении в родительский элемент. Может принимать как положительные, так и отрицательные значения.
Подмножество — часть справочника. Используется в случае, если необходимо представить не полный перечень всех элементов. Для каждого представления таблиц используется свое подмножество (раздел «Представление» см. ниже)
При заполнении данных подмножество не имеет привязки к основному справочнику, заполнять данные можно в свободном порядке используя наименование элемента.
АльтернИмя — атрибут справочника, применяется для указания альтернативного имени (алиас) элемента. Альтернативное имя также может применяться в качестве подмножества элемента при составлении таблиц. При заполнении данных необходимо указывать наименование альтернативного имени напротив элемента, к которому оно относится. (В случае отсутствия данного типа поля, в таблице будет отображаться основное имя элемента)
Другое — атрибут справочника, содержащий любое (не попадающее под вышеперечисленный список) свойство элемента.

Пример заполнения одного измерения с разными типами поля.

Поле 3. «Наименование измерения»

Это название справочника. Наименование должно быть одинаковым для всех столбцов одного измерения и отличаться от наименования других измерений.
Поле 4. «Наименование поля измерения»

Это название справочника/атрибута справочника. Значение данного поля должно быть уникальным для каждого столбца, например: «Месяцы_Наименование», «Месяцы_Тип» и т. д.;
Поле 5. «Формула»
Позволяет рассчитать значения для текущего столбца при помощи формулы. В данном поле прописывается формула, которая автоматически применится для всего столбца после нажатия кнопки «Отправить» на панели управления.
Пример: В измерении «Месяцы» мы хотим отобразить подмножества, включающие в себя только первый квартал. Сделаем это при помощи поля «Формула». Для этого необходимо ввести формулу Excel в 11 строку и нажать «Отправить данные текущей таблицы». После этого формула подсветится голубым цветом и автоматически применится ко всем элементам данного атрибута.
Измерение «Показатели»
Измерение создается автоматически и занимает столбцы D-E (при необходимости можно добавлять дополнительные столбцы с другим типом поля). Измерение используется для того, чтобы указать определенные показатели для конкретной таблицы.

Порядок заполнения:
в столбце D прописывается название таблиц (может повторяться несколько раз в зависимости от того, сколько показателей включает в себя таблица);
в столбце Е прописывается наименование показателя, оно должно быть уникальным в рамках каждой таблицы.

5. Работа с таблицами

После того, как внесены все необходимые справочники и их атрибуты можно приступать к созданию новых и редактированию существующих таблиц. В этом разделе описаны все необходимые инструменты для работы с таблицами. Создавать и удалять таблицы могут пользователи с доступом ADMIN и MODELER.
Создание новой таблицы
Шаг 1. Создать таблицу
На основе созданных измерений на листе «MD» мы можем создавать таблицы. Для этого необходимо открыть новый лист и нажать «Создать новую таблицу»

Шаг 2. Настройки таблицы
Откроется окно «Мастер создания таблиц». В первую очередь нужно заполнить «Имя таблицы», после этого, при помощи стрелок, распределить измерения между окнами: «Строки», «Колонки», «Фильтры».

Когда все необходимые измерения будут распределены по соответствующим окнам, нужно выбрать нужное «Подмножество» из выпадающего списка.

После завершения всех настроек таблицы нажмите кнопку «Создать».

Имя таблицы
Если вы используете измерение «Показатели» в таблице, убедитесь, что имя таблицы в точности соответствует значению поля в столбце «Таблица» на листе MD. Если данное измерение не входит в таблицу, имя таблицы может быть любым.
После нажатия кнопки «Создать», созданная таблица отобразится в списке таблиц и сразу будет доступна для редактирования.

Работа с существующими таблицами
Открыть таблицу
Для того, чтобы открыть таблицу, нужно нажать правой кнопкой мыши на нужную таблицу и из предложенных вариантов выбрать
в каком виде вы хотите открыть таблицу.

Возможные опции открытия таблицы:
  • Создать новый лист - таблица открывается на новом листе:
  • Добавить на текущий лист - таблица открывается на текущем листе и отображает ее справа от существующей;
  • С формулами Excel - таблица открывается со всеми используемыми формулами;
  • Скрыть формулы - таблица открывается без формул, отображаются только значения.

Изменить настройки
Чтобы изменить настройки существующей таблицы откройте лист с нужной таблицей и нажмите на кнопку «Текущая таблица» — «Изменить таблицу»

Заполнение и сохранение данных
Внести значения в ячейки таблицы можно вручную или при помощи «Таблицы ввода».

После внесения всех данных нажмите кнопку «Отправить» и выберите опцию «Отправить данные текущего листа» (отправка данных текущей таблицы в рамках выбранных элементов в фильтрах) или «Отправить данные текущего листа шаг за шагом по фильтрам» (отправка данных всех элементов в измерениях в фильтрах. Данная функция полезна при зависимости расчетов элементов в области фильтров от текущих элементов).

Чтобы получить сохраненные данные с сервера, используйте кнопку «Получить» и выберите опцию «Получить данные текущего листа с сервера». Все данные, сохраненные на сервере, будут загружены в таблицу.

Редактирование таблицы
Работа с правилами
Работа с правилами позволяет задавать формат ячеек и использовать формулы таким образом, чтобы они автоматически протягивались на все необходимые ячейки. В области правил мы можем применять форматирование привычными инструментами Excel: изменить шрифт, добавить цвет и т.д. Для расчета могут быть использованы все формулы Excel или специальные формулы надстройки Планум.

Добавление нового правила

Для автоматического добавления правил задайте формулу и форматирование для ячейки, к которой вы хотите её применить, щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и выберите параметр «Добавить или обновить текущее правило» далее откроется «Управление правилами и форматированием»

Вы сможете выбрать срез, для которого будут применяться данные. Если правило применяется ко всем элементам измерения, это можно указать, написав «#all» или можно определить правило для определенного атрибута. Формулы и форматирование будут применены ко всем элементам с выбранным атрибутом.
После подтверждения правило автоматически появится на панели правил.

Панель правил
Чтобы посмотреть все управления правилами и форматирования, нажмите кнопку «Открыть правила» на панели управления. Область правил и форматирования откроется на новом листе.

Редактирование текущего правила
Редактировать правила можно несколькими способами:
1) На панели правил;
2) Через управление правилами, для этого нужно задать другое форматирование/формулу в ячейке с уже существующим правилом, затем щелкнуть правую кнопку мыши, выбрать «Планум новое правило», в «Управлении правилами» выбрать «Обновить существующее правило» и отметить правило, которое нужно обновить.
Копирование данных
Вы можете скопировать данные в любую ячейку или массив таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши ячейку, куда вы хотите скопировать данные, и нажмите «Копировать данные»

Выберете источник данных и назначение данных. Если для измерения выбрать «#all», то будут скопированы данные всех элементов измерения. Вы также можете выбрать подмножество, тогда данные будут скопированы только для элементов, входящих в выбранное подмножество.

Очистка данных
Чтобы очистить данные со среза, таблицы или модели, нажмите кнопку «Очистить данные» и выберите необходимые таблицы и измерения для очистки.

Дополнительные функции при работе с таблицей
Откройте необходимый лист и нажмите «Текущая таблица» на панели управления:
  • «Изолировать расчет SDB для этой таблицы» — эта функция позволяет не применять формулу SDB для текущей таблицы;
  • «Изолировать изм. фильтров этой таблицы» — ограничивает изменения фильтров для текущей таблицы. При переходе между таблицами значения в фильтрах не будут синхронизироваться;
  • «Отключить связь между измерениями» — функция позволяет убрать связи атрибутов, заданных на листе «MD»;
  • Подавление нулей позволяет скрыть нулевые значения в таблице.

Версии данных
Система позволяет создавать несколько версий модели. Вы можете копировать данные из одной версии в другую, вносить изменения и анализировать разные версии.

Чтобы создать версию, нажмите кнопку «Добавить новую версию» и выберите таблицы для копирования с текущей версии.

Данные выбранных таблиц будут перенесены в новую версию. Остальные таблицы в новой версии останутся пустыми. Изменение значений в ячейках таблицы после копирования не повлияет на другие версии.

Работа с представлением
Данная опция необходима для того, чтобы сохранять таблицу в другом визуальном представлении. Можно изменить наименование или отобразить не полный список элементов в текущей таблице, для этого используйте необходимое подмножество в представлении. Таким образом, представление позволяет создать новый вид основной таблицы, при этом сохранить изначальный вариант.
Создать представление
Шаг 1. Откройте таблицу, представление которой вы хотите изменить и сохранить. На панели управления нажмите «Текущая таблица» и выберите «Изменить таблицу», далее измените настройки. После того как все необходимые настройки заданы обновите таблицу.

В настройках можно передвигать измерения между строками, колонками и фильтрами, также не забудьте указать нужное подмножество для каждого справочника. Убирать измерение из таблицы уже нельзя, для этого нужно создать новую таблицу.

Шаг 2. Таблица обновилась в соответствии с заданными настройками, убедитесь, что все измерения находятся на своих местах. Далее на панели управление нажмите «Сохранить представление» и напишите название для представления или сохраните представление как базовое.

После нажатия кнопки «Ok», созданная таблица отобразится слева в списке таблиц под нужной таблицей.

Представление будет связано с основной таблицей, то есть при изменении значений в ячейках таблицы или ее представлении, данные будут обновляться в основной таблице и во всех ее представлениях.
Таблицы ввода
Таблицы ввода представляют собой специальные формы ввода данных. Их можно использовать для ввода транзакций или детализации значений в основной таблице. Таблица ввода связана с основной таблицей, при сохранении таблицы ввода данные по тем же срезам будут суммироваться и отправляться в основную таблицу.
Создать таблицу ввода

Шаг 1. Чтобы создать таблицу ввода, щелкните правой кнопкой мыши родительскую таблицу и выберите «Создать новую таблицу ввода».

Шаг 2. Откроется окно «Мастер создания таблиц». Для выбора будут доступны только измерения, входящие в основную таблицу. Вы сможете распределить измерения на фильтры и столбцы,
в строках всегда остаются блоки.

Остальные, нераспределенные измерения основной таблицы будут доступны для ввода данных.

Шаг 3. После заполнения всех настроек нажмите кнопку «Создать новую таблицу ввода»

«Мастер создания таблиц»
Заполнение данных

Заполнение данных зависит от заданных настроек в «Мастере создания таблиц»:
  • для нераспределенных измерений можно вводить данные вручную или выбирать из выпадающего списка для каждого блока формы ввода;
  • для измерений, которые вошли в окно «Колонки» данные вводятся вручную;
  • измерения, находящиеся в фильтрах, меняются
  • при помощи выпадающего списка над таблицей.
После внесения всех данных не забудьте их сохранить, нажав кнопку «Отправить».

Чтобы данные отобразились в основной таблице перейдите на соответствующий лист, далее используйте кнопку «Получить» и выберите опцию «Получить данные текущего листа с сервера». Все данные, сохраненные на сервере, будут загружены в таблицу.

Настройки блоков

Вы можете установить необходимое количество блоков для таблицы ввода (по умолчанию создается 10 блоков). Для этого на панели управления перейдите в «Настройки таблицы ввода». Откроется дополнительное окно «Параметры таблицы ввода», установите необходимое количество вводных блоков.

Если блоков слишком много, можно отобразить на листе только необходимую часть. В этом случае данные
в скрытых блоках останутся в памяти и также будут отправлены в основную таблицу.
Если значение в ячейке основной таблицы не совпадает со значением в таблице ввода, конфликт будет показан на кнопке «Настройки таблицы ввода». Вы можете выбрать конфликты, которые хотите разрешить, после чего информация в основной таблице изменится в соответствии с таблицей ввода. Если вы отклоните значение, оно будет удалено из таблицы ввода.

Окно «Параметры таблицы ввода»

6. Работа с расчетными функциями

С Планум вы можете использовать все формулы, доступные в Excel. Однако для облегчения работы с таблицами надстройка предоставляет дополнительные возможности для работы с данными

Функция SDB

SDB используется для возврата значений из таблицы в базе данных, функция рассчитывается локально. Нет необходимости хранить таблицу в текущем файле, чтобы получить значения из таблицы.

Синтаксис:
=SDB ("таблица", p1, p2, […p20])

Параметры:
Таблица — имя таблицы, из которой нужно получить значение;
р1,…pn — имена элементов измерения (находятся слева в модели измерения текущей таблицы), которые определяют пересечение, содержащее извлекаемое значение;
Аргументы p1-pn зависят от последовательности измерений. p1 должен быть элементом из первого измерения таблицы, p2 элемент из второго измерения и так далее. В данном примере (см. скрин) р1 — это измерение «Подразделения», р2 — «Показатели», р3 — «Продукция», р4 — «Годы», р5 — «Месяцы».

Чтобы получить данные из таблицы продаж, функция SDB будет выглядеть так:

Расширенное использование функции SDB:

Использование серверной функции SDB в следующем формате помогает значительно сократить количество правил для таблицы. Данную формулу можно использовать только в рамках таблицы, по умолчанию элементы измерений будут взяты для текущей ячейки. Также с помощью данной функции можно производить расчеты между конкретными измерениями.

1) Синтаксис:
=SDB ("#db[#table=имя таблицы|d1=имя элемента]")

2) Синтаксис для указания нескольких измерений:
=SDB ("#db[#table=имя таблицы|d1=имя элемента_1|d2=имя элемента_2|...dn=имя элемента_n]")
Параметры:
#db — текущая таблица (неизменный параметр функции);
#table — неизменный параметр функции, применяется вместе с именем таблицы
Имя таблицы — имя таблицы, из которой нужно получить значение;
d1,…dn — имя измерения, которое вы хотите указать;
Имя элемента — имя элемента из указанного измерения. Определяет ячейку, содержащую извлекаемое значение.
Значения неуказанных измерений будут взяты из текущей ячейки, к которой применяется формула.
Имя таблицы указывается при необходимости. Если элемент нужно взять из текущей таблицы, то имя таблицы можно не прописывать, тогда функция приобретет следующий вид:
=SDB ("#db[d1=имя элемента]") или =SDB ("#db[d1=имя элемента_1|d2=имя элемента_2|...dn=имя элемента_n]")
Если необходимо притянуть данные атрибута указанного элемента измерения, в функцию добавляется параметр #attrs. С помощью данного параметра указывается каким атрибутом необходимо заминить данные текущего измерения.
Пример функции: =SDB("#db[Показатели=Сумма БДР без НДС|Периоды=#attrs[Периоды|#element[Периоды]|Предыдущий_период]]")
Функция SDB для консолидаций

Эта серверная функция объединяет значения дочерних элементов, указанных на листе "MD".
Убедитесь, что для этого измерения для всех необходимых элементов указан родительский элемент.
Синтаксис:
=SDB("#db[#sum]")

Параметры*:
#sum - функция консолидации;
#db - текущая таблица.
*Все параметры функции являются неизменными

Пример:
Использование функции SDB в следующем формате суммирует все консолидации всех измерений для элемента:

Функция SDBA:

SDBA это локальная функция используется для возврата значения указанного атрибута элемента.
SDBA получает значение из базы данных и может использоваться вместо традиционной функции Excel VLOOKUP.

Синтаксис:
=SDBA("dimension";"element";"attribute")

Параметры:
dimension - Имя измерения, в котором находится элемент;
element - Имя элемента. Можно задавать как абсолютными значениями, так и по ссылкам на ячейки, содержащие требуемые значения;
attribute - Имя атрибута. На листе MD поле называется "Наименование поля измерения" (подмножество или атрибуты).

7. Интеграция со сторонними сервисами через REST API

Планум позволяет проводить регулярный и настраиваемый обмен данными с любыми сторонними системами с помощью технологии REST API.
Мы предоставляем общедоступный API, обеспечивающий программный доступ ко всем ключевым функциям нашей системы.
Свяжитесь с нами, чтобы получить документацию Планум API и узнать больше о возможностях интеграции.