Представьте, после нескольких месяцев работы проект наконец-то готов! Но что теперь делать? Как понять, что система готова, что ей можно пользоваться, что все учтено?
Это заключительная часть серии публикаций об этапах автоматизации финансов. В прошлых выпусках мы рассмотрели как происходит старт проекта, а также процесс разработки. В этом выпуске мы детально рассмотрим, а как принимать работу интегратора, на что смотреть и что проверять.
Функционал
Самое первое - обратиться к согласованной документации по проекту. Посмотреть, какие требования к системе были прописаны в первоначальном договоре, какие дополнения вносились по ходу выполнения проекта.
Но на минуту давайте вернемся на этап разработки системы. Часто бывает так, что по ходу выполнения проекта у заказчика могут поменяться требования: изменится сам бизнес-процесс или добавятся новые задачи, которые должны быть интегрированы в систему. Все эти изменения протоколируются и вносятся в итоговый пакет документов по проекту.
Здесь Важно обратить внимание, на финальные раници проекта. Может быть так, что новый функционал может исключать некоторые первично прописанные требования: это стоит учитывать при приемке работы команды консультантов.
Но на минуту давайте вернемся на этап разработки системы. Часто бывает так, что по ходу выполнения проекта у заказчика могут поменяться требования: изменится сам бизнес-процесс или добавятся новые задачи, которые должны быть интегрированы в систему. Все эти изменения протоколируются и вносятся в итоговый пакет документов по проекту.
Здесь Важно обратить внимание, на финальные раници проекта. Может быть так, что новый функционал может исключать некоторые первично прописанные требования: это стоит учитывать при приемке работы команды консультантов.
Список критериев
Классика коучинга: а как вы поймете, что достигли цели, - не обходит и проекты. Весь пакет документации по автоматизации, как первичной, так и появившейся в ходе выполнения работ, помогает сформировать перечень критериев готовности системы.
Такой список оберегает обе стороны проекта: у заказчика будет понимание, что все его требования выполнены и можно платить, а у проектной команды - что работа окончена, и клиент проведет оплату.
Такой список оберегает обе стороны проекта: у заказчика будет понимание, что все его требования выполнены и можно платить, а у проектной команды - что работа окончена, и клиент проведет оплату.
Тестирование и обучение
После сверки функциональных требований наступает один из важных этапов - тестирование.
Его также можно объединить с обучением, поскольку для полноценного тестирования необходимо понимать логику работы системы. Но в основном на этом этапе обучение проходят ключевые специалисты, которые ответственны за сам бизнес-процесс в компании. Массовое обучение мы решили отнести на следующий шаг.
Обычно он происходит следующим образом: у заказчика и проектной команды есть версия модели, собранная в Excel. Для проверки проводятся параллельные расчеты и выгрузки данных, и они должны совпасть. Если нет, то ищем причины отклонений.
Помимо этого, систему важно протестировать под разными ролями и посмотреть, каким пользователям какой функционал доступен. В этом случае важно смоделировать изменения, которые будут вносится после сдачи проекта (например, добавление новых элементов в справочник, изменение формул и т.д.), и снова посмотреть на систему с позиции разных типов пользователей. Это также помогает предотвратить ошибки, которые могут возникнуть в будущем.
Его также можно объединить с обучением, поскольку для полноценного тестирования необходимо понимать логику работы системы. Но в основном на этом этапе обучение проходят ключевые специалисты, которые ответственны за сам бизнес-процесс в компании. Массовое обучение мы решили отнести на следующий шаг.
Обычно он происходит следующим образом: у заказчика и проектной команды есть версия модели, собранная в Excel. Для проверки проводятся параллельные расчеты и выгрузки данных, и они должны совпасть. Если нет, то ищем причины отклонений.
Помимо этого, систему важно протестировать под разными ролями и посмотреть, каким пользователям какой функционал доступен. В этом случае важно смоделировать изменения, которые будут вносится после сдачи проекта (например, добавление новых элементов в справочник, изменение формул и т.д.), и снова посмотреть на систему с позиции разных типов пользователей. Это также помогает предотвратить ошибки, которые могут возникнуть в будущем.
Документы
После того как все критерии соблюдены, стороны подписывают акты, обмениваются документами. Здесь возможно продолжение работы с подрядчиком и подписание договора поддержки.
Конечно, заказчикам интересно сэкономить, но в первое время интеграторы рекомендуют заключить расширенный договор поддержки: это обеспечивает быстрый выход на связь специалиста, более глубокое погружение в задачи, которые возникают на этапе эксплуатации, а также их более высокий приоритет у команды консультантов.
Конечно, заказчикам интересно сэкономить, но в первое время интеграторы рекомендуют заключить расширенный договор поддержки: это обеспечивает быстрый выход на связь специалиста, более глубокое погружение в задачи, которые возникают на этапе эксплуатации, а также их более высокий приоритет у команды консультантов.
Адаптация
На этом этапе проходит массовое обучение сотрудников, а также сертификация персонала для работы с системой.
На этом этапе не должно быть каких-либо ошибок, поскольку для стабильной работы системы при массовом использовании важны отработанные сценарии пользовательского взаимодействия.
На этом этапе не должно быть каких-либо ошибок, поскольку для стабильной работы системы при массовом использовании важны отработанные сценарии пользовательского взаимодействия.
Немного о сложностях
Точнее не сложностях, а важных моментов, которые стоит учитывать - сроки и границы проекта. Из-за изменений в периметре работ, которые возникают по ходу выполнения проекта, важно удерживать во внимании срок, в который должен быть выполнен проект. Но нужно учитывать,
что любые изменения будут корректировать срок выполнения проекта. Поэтому не стоит ждать выполнения проекта за 3 месяца, если по ходу добавились комплексные и крупные задачи, которые не были прописаны в первоначальном договоре.
Однако у команды консультантов есть только одна главная задача - у клиента должно все хорошо работать.
что любые изменения будут корректировать срок выполнения проекта. Поэтому не стоит ждать выполнения проекта за 3 месяца, если по ходу добавились комплексные и крупные задачи, которые не были прописаны в первоначальном договоре.
Однако у команды консультантов есть только одна главная задача - у клиента должно все хорошо работать.
Поэтому всем успешных проектов по автоматизации!
