Сегодня разберем, какие шаги необходимо предпринять для построения эффективной модели по планированию объемов закупок.
Если на предприятии уже сложилась система планирования, то данные шаги помогут по-новому взглянуть на имеющиеся данные и, может быть, пересмотреть ее в каких-то моментах.
Если на предприятии уже сложилась система планирования, то данные шаги помогут по-новому взглянуть на имеющиеся данные и, может быть, пересмотреть ее в каких-то моментах.
Этапы планирования
Прогнозирование спроса
Для работы над этим этапом потребуется плотное взаимодействие с отделом продаж компании. У сейлс- специалистов на планируемый период уже может быть какая-то подтвержденная часть заказов, но они могут не отражать всех объемов, которые обычно отгружает предприятие. Вот здесь нам и потребуется прогноз.
На этапе прогноза мы смотрим, сколько потенциально наши клиенты могут сделать заказов: планируется ли у кого-то ремонт, ожидается ли рост продаж, есть ли сезонные колебания и так далее.
Для этого нам потребуются значения предыдущих периодов, которые помогут нам проанализировать: как менялись продажи в адрес наших клиентов. Учитывая эти данные, к которым можно добавить регрессию или драйверный подход (смотрите от отрасли), мы получаем прогноз объемов отгрузок на следующий период.
На этапе прогноза мы смотрим, сколько потенциально наши клиенты могут сделать заказов: планируется ли у кого-то ремонт, ожидается ли рост продаж, есть ли сезонные колебания и так далее.
Для этого нам потребуются значения предыдущих периодов, которые помогут нам проанализировать: как менялись продажи в адрес наших клиентов. Учитывая эти данные, к которым можно добавить регрессию или драйверный подход (смотрите от отрасли), мы получаем прогноз объемов отгрузок на следующий период.
Учет остатков прошлых периодов
Наверняка на складе осталась продукция прошлых месяцев. Исходя из прогноза спроса и текущих запасов, оцените, какой уровень остатков позволит поддерживать баланс между рисками дефицита и издержками хранения.
Корректировка уровня запасов
Здесь необходимо учитывать вашу корпоративную стратегию и рынок, на котором работает компания.
Например, для некоторых случаев потребуется поддерживать высокий уровень доступности товара. Это подойдет для случаев, когда компании пытаются увеличить долю рынка в короткий срок или проводят промо-акции.
С другой стороны, если товар дорогой, а спрос нестабилен, лучше запасы держать на минимальном уровне. Ведь, неотгруженные запасы - это замороженные деньги, и лучше их разморозить.
Например, для некоторых случаев потребуется поддерживать высокий уровень доступности товара. Это подойдет для случаев, когда компании пытаются увеличить долю рынка в короткий срок или проводят промо-акции.
С другой стороны, если товар дорогой, а спрос нестабилен, лучше запасы держать на минимальном уровне. Ведь, неотгруженные запасы - это замороженные деньги, и лучше их разморозить.
Расчет страхового уровня запасов
Страховой запас (safety stock) защищает от неопределённости в спросе и непредвиденных задержек поставки, обычно его расчет производится на модель с фиксированным сроком поставки.
Классическая формула страхового запаса в этом случае учитывает среднеквадратическое отклонение спроса, уровень сервиса и средний срок поставки. Для этого нам важно иметь корректные данные о реальных сроках поставки и надёжности поставщиков.
Классическая формула страхового запаса в этом случае учитывает среднеквадратическое отклонение спроса, уровень сервиса и средний срок поставки. Для этого нам важно иметь корректные данные о реальных сроках поставки и надёжности поставщиков.
Расчет оптимальной величины заказа для каждого поставщика
Для этого расчета нам потребуются данные об условиях поставки от наших поставщиков: минимальная партия, скидки за объём, стоимость доставки, частота заказов.
На базе этой информации необходимо просчитать несколько сценариев, которые позволят переструктурировать политику закупок. Сценарии такие:
Комбинации этих сценариев помогут детально оценить затраты по каждому поставщику.
На базе этой информации необходимо просчитать несколько сценариев, которые позволят переструктурировать политику закупок. Сценарии такие:
- что будет, если консолидировать партии
- что будет, если закупать в два раза чаще
- что будет, если доставлять заказы своими силами
- что будет, если доставлять заказы силами поставщика
Комбинации этих сценариев помогут детально оценить затраты по каждому поставщику.
Формирование плана закупок по поставщикам
На основе оптимальных заказов и ожидаемых дат пополнения можно будет сформулировать итоговую потребность в разрезе поставщиков. Например, она может выглядеть так: “для поставщика А – 3 заказа в течение месяца по N единиц, для поставщика Б – 2 заказа по M единиц” и так далее.
Оформление календаря поставок и закупок
После всего можно составить календарный график поставок от поставщиков, стараясь распределить их таким образом, чтобы на складе поддерживался стабильный уровень запасов, а также учитывались логистические возможности (автотранспорт, складские мощности, доступное время приёмки и т.п.).
Если спрос выраженный сезонный внутри месяца (например, ближе к праздникам), необходимо планировать поставки с учетом пиков.
Далее, к обозначенным датам надо будет отнять время на обработку заказа поставщиком, чтобы точно понимать дату размещения заказа, а также прибавить срок производства у поставщика для получения финальной даты отгрузки.
Если спрос выраженный сезонный внутри месяца (например, ближе к праздникам), необходимо планировать поставки с учетом пиков.
Далее, к обозначенным датам надо будет отнять время на обработку заказа поставщиком, чтобы точно понимать дату размещения заказа, а также прибавить срок производства у поставщика для получения финальной даты отгрузки.
Подход к внедрению и уточнению системы
Формирование модели лучше проводить несколькими шагами. Для начала подойдет оформление системы в упрощенном виде, где будут учтены только ключевые нюансы и уточнения. После проверки результатов можно понемногу усложнять модель.
Параллельно с этим можно определить ключевые метрики: уровень сервиса, оборачиваемость запасов, себестоимость хранения, чтобы потом отслеживать улучшения.
Важно также на первых этапах построить выверенные справочники товарной номенклатуры, а также выделить группы закупок, которые регулярно завозятся на склад (например, для производства продукции с высокой оборачиваемостью и стабильным спросом), и те, которые покупаются только под оплаченный заказ из-за редкого и специфического спроса.
Кроме того, необходимо провести инвентаризацию запасов и зафиксировать количество и стоимость неликвидной продукции.
А в автоматизации всей этой модели вам поможет Планум!
Параллельно с этим можно определить ключевые метрики: уровень сервиса, оборачиваемость запасов, себестоимость хранения, чтобы потом отслеживать улучшения.
Важно также на первых этапах построить выверенные справочники товарной номенклатуры, а также выделить группы закупок, которые регулярно завозятся на склад (например, для производства продукции с высокой оборачиваемостью и стабильным спросом), и те, которые покупаются только под оплаченный заказ из-за редкого и специфического спроса.
Кроме того, необходимо провести инвентаризацию запасов и зафиксировать количество и стоимость неликвидной продукции.
А в автоматизации всей этой модели вам поможет Планум!
