Сбор бюджета в компаниях обычно занимает по нескольку месяцев: пока направит данные один департамент, другой ЦФО проходит несколько недель. А ведь эти показатели еще надо свести в единый отчет!
В этой статье рассмотрим методы сокращения срока бюджета.
Как ускорить сбор бюджета?
Глобально все меры можно разделить на две группы: технические и методологические.
Технические меры помогают наладить бизнес-процесс так, что не потребуется значительное изменение методологии.
Методологические же, напротив, более комплексные меры, которые требуют не просто пересмотра и внедрения новой методологии (что само по себе уже значительно), но также полной модернизации всех бизнес-процессов.
Технические меры помогают наладить бизнес-процесс так, что не потребуется значительное изменение методологии.
Методологические же, напротив, более комплексные меры, которые требуют не просто пересмотра и внедрения новой методологии (что само по себе уже значительно), но также полной модернизации всех бизнес-процессов.
Технические меры ускорения сбора бюджета
1. Цифровизация процесса
Используйте специализированные инструменты, такие как финансовые приложения или системы управления бюджетом (например, Планум), чтобы упростить процесс планирования, автоматизировать расчёты и повысить прозрачность.
2. Чёткая структура и роли
Разделите бюджет на категории (например, доходы, расходы, инвестиции), а также назначьте ответственных за сбор данных по каждой категории.
3. Шаблоны и готовые формы
Создайте шаблоны для сбора информации, чтобы минимизировать ошибки и ускорить процесс. Например, табличные файлы с предзаполненными категориями расходов и доходов.
4. Автоматизация расчётов
Подключите интеграцию с бухгалтерскими системами для автоматического получения данных. Настройте автоматический мэппинг аналитик, чтобы не тратить время на распределение статей по правильным группам в справочниках.
5. Планирование и дедлайны
Установите чёткие сроки и промежуточные контрольные точки, а также организуйте регулярные встречи, чтобы отслеживать прогресс.
6. Сбор обратной связи
Проводите быстрые опросы или обсуждения, чтобы уточнить потребности подразделений и вовремя исправить неточности.
Используйте специализированные инструменты, такие как финансовые приложения или системы управления бюджетом (например, Планум), чтобы упростить процесс планирования, автоматизировать расчёты и повысить прозрачность.
2. Чёткая структура и роли
Разделите бюджет на категории (например, доходы, расходы, инвестиции), а также назначьте ответственных за сбор данных по каждой категории.
3. Шаблоны и готовые формы
Создайте шаблоны для сбора информации, чтобы минимизировать ошибки и ускорить процесс. Например, табличные файлы с предзаполненными категориями расходов и доходов.
4. Автоматизация расчётов
Подключите интеграцию с бухгалтерскими системами для автоматического получения данных. Настройте автоматический мэппинг аналитик, чтобы не тратить время на распределение статей по правильным группам в справочниках.
5. Планирование и дедлайны
Установите чёткие сроки и промежуточные контрольные точки, а также организуйте регулярные встречи, чтобы отслеживать прогресс.
6. Сбор обратной связи
Проводите быстрые опросы или обсуждения, чтобы уточнить потребности подразделений и вовремя исправить неточности.
Методологические способы ускорить сбор бюджета
Также есть ряд методик расчета бюджета, которые помогают существенно сократить время на сбор итогового варианта. Вот несколько популярных подходов:
1. Инкрементальное бюджетирование
Основой для бюджета является предыдущий год, к которому добавляются изменения (увеличения или сокращения).
Как ускоряет:
2. Скользящее планирование
Формируется на определённый период (например, квартал), с регулярным пересмотром и добавлением нового временного периода.
Как ускоряет:
3. Функциональное бюджетирование
Фокусируется на основных процессах и активностях, которые создают стоимость. Каждая статья расходов привязана к конкретным действиям.
Как ускоряет:
1. Инкрементальное бюджетирование
Основой для бюджета является предыдущий год, к которому добавляются изменения (увеличения или сокращения).
Как ускоряет:
- Уже есть база для расчётов.
- Подходит для стабильных организаций с предсказуемыми расходами.
2. Скользящее планирование
Формируется на определённый период (например, квартал), с регулярным пересмотром и добавлением нового временного периода.
Как ускоряет:
- Упрощает процесс, разбивая его на этапы.
- Позволяет быстрее реагировать на изменения без полной переработки бюджета.
3. Функциональное бюджетирование
Фокусируется на основных процессах и активностях, которые создают стоимость. Каждая статья расходов привязана к конкретным действиям.
Как ускоряет:
- Даёт чёткое понимание, куда уходят ресурсы.
- Упрощает обоснование расходов.
Зачем вообще сокращать время на сбор бюджета?
Ускорение сбора бюджета важно по нескольким причинам, связанным с эффективностью бизнеса, управлением рисками и повышением конкурентоспособности.
Быстрее собранный бюджет позволяет руководству оперативно принимать стратегические решения, включая инвестиции, оптимизацию расходов и распределение ресурсов. В быстро меняющейся бизнес-среде это становится критическим фактором.
Длительный сбор бюджета отвлекает сотрудников от их основных задач. Быстрый процесс позволяет сократить временные затраты и сосредоточиться на других аспектах бизнеса.
Ускорение сбора бюджета позволяет компании быстрее адаптироваться к изменениям рынка, макроэкономическим условиям или внутренним приоритетам. Например, при резком изменении цен на сырьё или валютных курсов корректировки можно внести заранее.
Чем быстрее собран бюджет, тем меньше вероятность, что данные устареют к моменту его утверждения. Это особенно важно для динамичных отраслей.
Компании, которые быстрее разрабатывают и утверждают бюджеты, могут быстрее реагировать на рыночные возможности, запуская новые проекты или продукты раньше конкурентов.
Быстрое согласование бюджета позволяет быстрее приступить к выполнению стратегических целей, таких как масштабирование бизнеса, внедрение инноваций или выход на новые рынки.
Быстрее собранный бюджет позволяет руководству оперативно принимать стратегические решения, включая инвестиции, оптимизацию расходов и распределение ресурсов. В быстро меняющейся бизнес-среде это становится критическим фактором.
Длительный сбор бюджета отвлекает сотрудников от их основных задач. Быстрый процесс позволяет сократить временные затраты и сосредоточиться на других аспектах бизнеса.
Ускорение сбора бюджета позволяет компании быстрее адаптироваться к изменениям рынка, макроэкономическим условиям или внутренним приоритетам. Например, при резком изменении цен на сырьё или валютных курсов корректировки можно внести заранее.
Чем быстрее собран бюджет, тем меньше вероятность, что данные устареют к моменту его утверждения. Это особенно важно для динамичных отраслей.
Компании, которые быстрее разрабатывают и утверждают бюджеты, могут быстрее реагировать на рыночные возможности, запуская новые проекты или продукты раньше конкурентов.
Быстрое согласование бюджета позволяет быстрее приступить к выполнению стратегических целей, таких как масштабирование бизнеса, внедрение инноваций или выход на новые рынки.
