Автоматизация финансового планирования позволяет компаниям упростить и оптимизировать процесс управления финансами.
Однако часто, несмотря на внедрение специализированных систем для финансового планирования и бюджетирования, их функционала оказывается недостаточно, и финансисты снова возвращаются к любимым файлам Excel из-за их простоты, гибкости и широкой функциональности.
И как бы не пытались ИТ-эксперты полностью заменить моделирование финансов в Excel, финансисты не готовы так просто отказаться от привычного инструмента из-за ряда причин.
Преимущества использования Excel в финансовом планировании
- Доступность и простота использования: Excel легко доступен для большинства пользователей, а интерфейс и основные функции достаточно легки и понятны для освоения. Кроме того, есть множество справочных материалов и форумов, где более продвинутые пользователи Excel делятся своими наработками по инструментам моделирования.
- Гибкость и кастомизация: В Excel можно создавать финансовые модели, прогнозы и отчеты с учетом индивидуальных требований компании. Бизнес может реализовать любую методологию, любую модель или таблицу, а также доработать их в процессе.
- Аналитика и визуализация: Excel предлагает как базовые, так и продвинутые аналитические функции и средства визуализации данных — графики, диаграммы, условное форматирование, что позволяет эффективно обрабатывать и репрезентативно представлять любые данные..
- Быстрые расчеты и моделирование: С помощью Excel можно выполнять сложные финансовые расчеты, тестировать различные сценарии (например, сценарный анализ или анализ чувствительности), быстро корректировать данные и моделировать прогнозы. Эксперты в финансовом планировании любят этот инструмент за то, что он позволяет самостоятельно связать нужные массивы данных и построить любые зависимости в расчетах.
- Совместимость и интеграция с другими системами: Excel можно интегрировать с другими решениями, выгружать и загружать данные. Большинство систем поддерживают возможность выгрузки данных в Excel.
Когда Excel может быть недостаточен
Однако и у такого прекрасного инструмента, как Excel, есть свои недостатки.
- Масштабируемость: Excel подходит для малого и среднего бизнеса или для решения точечных задач в крупных компаниях. Но для работы с большими объемами данных, многомерными отчетами или сложными расчетами может быть недостаточно мощности.
- Ошибки и риски: Все-таки большая часть информации вносится в файлы Excel вручную, что становится причиной высокого риска возникновения ошибок и неточных расчетов. При этом есть зависимость: чем сложнее финансовая модель, тем выше вероятность ошибки.
- Ограниченные возможности для совместной работы: В Excel сложно работать в режиме реального времени, поэтому пользователи должны вносить данные по очереди, иначе велик риск потери информации.
- Отсутствие автоматизации: Excel не имеет встроенных функций для автоматизации процессов, таких как казначейство, учет или бюджетирование. Это усложняет задачи финансового контроля и делает процесс финансового планирования менее оперативным.
- Недостаточная аналитика и интеграция с BI-системами: Для продвинутой аналитики и визуализации данных Excel не всегда удобен, поскольку не всегда может предложить такой функционал, как прогнозирование и продвинутую визуализацию.
Оптимальный подход - система для финансового планирования базе Excel
На базе Excel существует ряд систем, которые помогают расширить его возможности для финансового планирования, бюджетирования, анализа данных и отчетности. Такие решения позволяют повысить эффективность и точность работы в Excel, используя встроенные инструменты и интеграцию с другими системами.
Например, они позволяют снизить затраты на внедрение. Системы на базе Excel часто дешевле и быстрее внедряются по сравнению с полноценными ERP или EPM. Для их интеграции в архитектуру бизнеса часто не требуются специальные навыки в кодировании, а будет достаточно знания логики самой системы и видения итогового результата работы.
Системы для финансового планирования на базе Excel достаточно просты в освоении. Да, у них есть собственная логика работы, но за счет того, что они работают через знакомый для пользователя интерфейс, время адаптации сильно сокращается.
Такие системы также, как и сам Excel, предоставляют пользователю максимальную кастомность при разработке моделей, при этом они помогают уйти от всех ограничений, которые есть в классических электронных таблицах.
В качестве примера таких систем на российском рынке можно привести Планум - российскую платформу для планирования и бюджетирования бизнеса. Планум полностью интегрирован с интерфейсом Excel, при этом дает пользователям возможность работы с продвинутым вычислительным движком, который значительно сокращает время обработки информации, дает возможность работать с большими данными, контролировать ввод и демонстрацию информации, а также создавать финансовые модели любой сложности.
