Какой функционал должен быть у систем бюджетирования, чтобы они максимально отвечали требованиям финансовой службы? Рассмотрим в нашем материале об автоматизации бюджетирования.
Конец июля - последняя возможность поискать систему для автоматизации бюджетирования в более комфортной обстановке: с августа во многих компаниях начинается сам бизнес-процесс и финансистам становится не до поисков - работы и так слишком много.
Функционал лучшего решения для бюджетирования
Лучшее решение для бюджетирования должно позволять пользователю как минимум вести следующие отчеты:
- Платежный календарь
- Бюджет движения денежных средств (или сокращенно БДДС)
- Баланс
- Бюджет доходов и расходов (или сокращенно БДР)
Автоматизация платежного календаря
Платежный календарь — это инструмент финансового управления, который используется организациями для планирования и контроля своих денежных потоков. Он представляет собой расписание предстоящих платежей и поступлений денежных средств, позволяя компании поддерживать ликвидность и избегать кассовых разрывов.
Основные компоненты платежного календаря
Поступления денежных средств
Выплаты денежных средств
Сроки платежей и поступлений
Контрольные точки
Основные компоненты платежного календаря
Поступления денежных средств
- Планируемые поступления: Доходы от основной деятельности (продажа товаров, услуги), а также внереализационные поступления (аренда, инвестиционные доходы).
- Расходы: Платежи по договорам, кредиты, налоги и другие финансовые обязательства.
Выплаты денежных средств
- Операционные платежи: Затраты на производство, оплату труда, аренду, коммунальные услуги и прочие текущие расходы.
- Капитальные расходы: Платежи за приобретение или модернизацию основных средств, инвестиционные расходы.
- Финансовые расходы: Платежи по займам, кредитам, дивидендам и другим финансовым обязательствам.
Сроки платежей и поступлений
- Даты: Указание точных дат, когда должны быть произведены платежи или поступления.
- Сроки: Периоды, в течение которых ожидаются денежные потоки, например, ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные.
Контрольные точки
- Проверка фактических данных: Сравнение фактических платежей и поступлений с запланированными данными.
- Анализ отклонений: Выявление и анализ отклонений от плана для своевременной корректировки финансового управления.
Автоматизация бюджета движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств (БДДС) — это финансовый документ, который отражает планируемые поступления и выплаты денежных средств компании за определенный период времени (обычно месяц, квартал или год). Этот документ помогает управлять ликвидностью, планировать денежные потоки и обеспечивать наличие достаточного объема денежных средств для выполнения всех обязательств.
Основные компоненты бюджета движения денежных средств
Поступления денежных средств
Выплаты денежных средств
Чистый денежный поток
Основные компоненты бюджета движения денежных средств
Поступления денежных средств
- Операционная деятельность: Доходы от основной деятельности компании, такие как поступления от продаж товаров и услуг, получение авансов от клиентов, возвраты налогов и т.д.
- Инвестиционная деятельность: Поступления от продажи основных средств, нематериальных активов, инвестиций и прочего имущества.
- Финансовая деятельность: Поступления от выпуска акций, получения займов и кредитов, возвратов финансовых вложений и прочих финансовых операций.
Выплаты денежных средств
- Операционная деятельность: Расходы, связанные с основной деятельностью компании, такие как оплата поставок сырья и материалов, выплаты заработной платы, налоги и сборы, аренда и коммунальные услуги.
- Инвестиционная деятельность: Выплаты на приобретение основных средств, нематериальных активов, инвестиций и прочего имущества.
- Финансовая деятельность: Выплаты по погашению кредитов и займов, выплаты процентов, дивидендов и прочих финансовых обязательств.
Чистый денежный поток
- Чистый денежный поток от операционной деятельности: Разница между поступлениями и выплатами, связанными с основной деятельностью.
- Чистый денежный поток от инвестиционной деятельности: Разница между поступлениями и выплатами, связанными с инвестиционной деятельностью.
- Чистый денежный поток от финансовой деятельности: Разница между поступлениями и выплатами, связанными с финансовой деятельностью.
- Итоговый чистый денежный поток: Суммарный результат чистых денежных потоков от всех видов деятельности.
Автоматизация Бюджета доходов и расходов
Бюджет доходов и расходов (БДР) — это финансовый документ, который отражает планируемые доходы и расходы компании на определённый период времени (обычно год, квартал или месяц). Этот документ помогает компании планировать свои финансовые операции, контролировать их выполнение и принимать стратегические решения на основе прогнозируемых финансовых потоков.
Основные компоненты бюджета доходов и расходов
Доходы
Расходы
Основные компоненты бюджета доходов и расходов
Доходы
- Операционные доходы: Доходы от основной деятельности компании, такие как продажи товаров или услуг.
- Внереализационные доходы: Доходы, не связанные с основной деятельностью, такие как арендные платежи, инвестиционные доходы, проценты по депозитам и дивиденды.
Расходы
- Операционные расходы: Расходы, связанные с основной деятельностью компании, включая затраты на производство (сырье, материалы, трудовые ресурсы), административные расходы (зарплата сотрудников, аренда офиса, коммунальные услуги), маркетинг и продажи.
- Внереализационные расходы: Расходы, не связанные с основной деятельностью, такие как проценты по займам, амортизация, налоги и другие финансовые расходы.
Автоматизация бюджетного баланса
Бюджетный баланс — это финансовый документ, который отражает запланированные доходы и расходы компании на определенный период времени, а также финансовые потоки, связанные с их выполнением. Он помогает компании контролировать свои финансовые ресурсы, планировать будущие расходы и доходы, а также принимать стратегические решения. В отличие от традиционного бухгалтерского баланса, который фиксирует фактические данные на конкретную дату, бюджетный баланс ориентирован на прогнозирование и планирование.
Основные компоненты бюджетного баланса
Доходы
Расходы
Активы и обязательства
Сальдо бюджета
Основные компоненты бюджетного баланса
Доходы
- Планируемые доходы: Ожидаемые поступления денежных средств от основной деятельности (продажа товаров и услуг), инвестиционной и финансовой деятельности.
- Прогнозируемые доходы: Дополнительные поступления, такие как субсидии, гранты, инвестиции и другие финансовые вливания.
Расходы
- Планируемые расходы: Ожидаемые затраты на производство, операционные расходы, административные расходы, маркетинг и продажи, а также другие текущие расходы.
- Капитальные расходы: Затраты на приобретение основных средств, инвестиции в долгосрочные проекты и другие крупные вложения.
Активы и обязательства
- Текущие активы: Ожидаемые денежные средства, дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы.
- Долгосрочные активы: Ожидаемые инвестиции, основные средства, нематериальные активы.
- Текущие обязательства: Планируемые выплаты по краткосрочным займам, кредиторская задолженность.
- Долгосрочные обязательства: Планируемые выплаты по долгосрочным займам и обязательствам.
Сальдо бюджета
- Профицит (излишек): Разница между доходами и расходами, если доходы превышают расходы.
- Дефицит: Разница между доходами и расходами, если расходы превышают доходы.
Ключевой функционал систем бюджетирования
Ниже мы привели ключевой технический функционал систем бюджетирования, который поможет наиболее эффективно построить работу по подготовке бюджета.
Интеграция данных
Автоматическое составление отчетов
Управление отчетностью
Контроль и мониторинг
Анализ и оптимизация
Интеграция данных
- Бухгалтерские системы: Автоматический импорт данных из бухгалтерских систем.
- CRM и ERP-системы: Интеграция с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и ERP-системами для получения данных о плановых операциях.
Автоматическое составление отчетов
- Создание балансовых отчетов: Автоматическая генерация бюджетных отчетов на основе данных из бухгалтерских и финансовых систем.
- Обновление данных в реальном времени: Постоянное обновление данных для обеспечения актуальности отчетов.
Управление отчетностью
- Создание финансовых отчетов: Автоматическая генерация отчетов о доходах, расходах и балансе.
- Анализ данных: Анализ финансовых данных для выявления тенденций и отклонений.
Контроль и мониторинг
- Мониторинг в реальном времени: Отслеживание всех финансовых операций в режиме реального времени.
- Уведомления и оповещения: Автоматические уведомления о значительных отклонениях от плана или критических финансовых ситуациях.
Анализ и оптимизация
- Аналитические инструменты: Использование аналитических инструментов для оптимизации финансовых процессов.
- Оценка эффективности: Оценка эффективности финансового планирования и выявление возможностей для улучшения.
Программные решения для автоматизации бюджетирования
Автоматизацию бюджетных отчетов можно проводить на следующих видах систем::
- ERP-системы (Enterprise Resource Planning): Комплексные системы, такие как SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, которые включают модули для бюджетирования.
- Специализированное ПО: Программы, предназначенные специально для бюджетирования и финансового планирования.
- Бухгалтерские программы: Программы,, которые имеют встроенные функции для управления платежами и денежными потоками.
