Существует несколько подходов к бюджетированию, каждый из которых имеет свои преимущества и может применяться в зависимости от целей, задач и особенностей компании.
Основные подходы к бюджетированию
Инкрементальный подход
Этот метод основывается на бюджете прошлого периода, к которому добавляются или отнимаются определенные суммы в зависимости от изменений в бизнесе.
- Преимущества: Простота и скорость подготовки, снижение риска ошибок.
- Недостатки: Не стимулирует поиск эффективности, может игнорировать существенные изменения в бизнес-среде.
Нулевое бюджетирование
В этом подходе каждая статья расходов должна быть обоснована с нуля, без учета данных предыдущих периодов.
- Преимущества: Повышенная точность, стимулирует пересмотр приоритетов и оптимизацию расходов.
- Недостатки: Затратен по времени, требует значительных усилий для обоснования каждой статьи.
Программно-целевое бюджетирование
Расходы группируются и планируются в соответствии с конкретными программами или проектами, каждый из которых имеет свои цели.
- Преимущества: Легкость контроля за целевым использованием средств, повышает ответственность за достижение целей.
- Недостатки: Может быть сложен в реализации в компаниях с большими и разнообразными видами деятельности.
Activity-Based Budgeting (ABB)
Бюджетирование основывается на анализе бизнес-процессов и деятельности, необходимой для достижения целей компании.
- Преимущества: Высокая точность, позволяет лучше понять, какие действия создают добавленную стоимость.
- Недостатки: Высокие затраты на внедрение, требует глубокого анализа процессов.
Роллинг-бюджетирование
Бюджет постоянно пересматривается и обновляется на основании текущих данных, обычно каждый квартал или месяц.
- Преимущества: Актуальность бюджета, возможность гибко реагировать на изменения внешней среды.
- Недостатки: Затратен по времени, требует постоянного мониторинга и анализа.
Гибкое бюджетирование
Предполагает составление нескольких вариантов бюджета, в зависимости от различных сценариев развития событий (например, оптимистический, пессимистический, реалистичный).
- Преимущества: Позволяет готовиться к различным сценариям, снижает риск неожиданностей.
- Недостатки: Увеличивает сложность бюджетирования, требует дополнительных ресурсов для анализа.
Бюджетирование «сверху вниз» и «снизу вверх»
"Сверху вниз". Руководство устанавливает основные финансовые цели и лимиты, на основе которых отделы формируют свои бюджеты.
"Снизу вверх". Отделы самостоятельно формируют свои бюджеты, которые затем согласовываются и объединяются в общий бюджет компании.
Преимущества:
"Снизу вверх". Отделы самостоятельно формируют свои бюджеты, которые затем согласовываются и объединяются в общий бюджет компании.
Преимущества:
- «Сверху вниз»: ясное направление от руководства, упрощение контроля.
- «Снизу вверх»: более реалистичные прогнозы, вовлеченность сотрудников.
- «Сверху вниз»: возможная оторванность от реальности, недостаток мотивации на местах.
- «Снизу вверх»: трудности в согласовании и интеграции бюджетов.
Каждый из этих подходов может быть использован в зависимости от специфики компании, ее стратегии и внешней среды. В некоторых случаях может быть полезно комбинировать несколько методов для достижения наилучших результатов.
Выбор подхода к бюджетированию
Выбор подхода к бюджетированию зависит от множества факторов, связанных с особенностями организации, ее стратегией, культурой управления, а также внешней и внутренней средой.
Анализ целей и стратегии компании
Для начала необходимо определить долгосрочные цели компании и стратегии их достижения. Если компания ориентирована на быстрый рост или трансформацию, могут быть полезны гибкие подходы, такие как роллинг-бюджетирование. Для стабильных компаний с предсказуемыми процессами может подойти инкрементальный подход.
Оценка текущего состояния бизнеса
Затем требуется провести анализ текущего финансового положения, структуры расходов, эффективности процессов. Компании с высоким уровнем стабильности и предсказуемостью могут выбрать инкрементальное бюджетирование, а те, кто хочет оптимизировать расходы, могут предпочесть нулевое бюджетирование или бюджетирование на основе деятельности.
Понимание бизнес-процессов и их сложности
После этого можно приступить к оценке сложности и вариативности бизнес-процессов внутри компании. Если бизнес-процессы сложные и требуют точного понимания затрат, подход Activity-Based Budgeting (ABB) может быть наиболее подходящим.
Ресурсы и компетенции
Далее компания оценивает наличие ресурсов, времени и компетенций для разработки и поддержания выбранного метода бюджетирования. Если в компании ограниченные ресурсы или опыт, простые методы, такие как инкрементальное бюджетирование, могут быть предпочтительными. Более сложные методы, такие как нулевое бюджетирование, требуют значительных ресурсов и компетенций.
Уровень неопределенности и изменения внешней среды
Немаловажно учесть влияние внешних факторов, таких как рыночная неопределенность, экономическая ситуация, законодательные изменения. В условиях высокой неопределенности подходы, предполагающие регулярный пересмотр бюджета (например, роллинг-бюджетирование), обеспечивают большую гибкость и адаптивность.
6. Организационная культура и стиль управления
После этого оценивается готовность компании к изменениям, вовлеченности сотрудников, централизованности управления. В компаниях с децентрализованным управлением и высокой вовлеченностью сотрудников подходы «снизу вверх» могут работать эффективнее. В компаниях с жесткой иерархией и централизованным управлением может быть уместен подход «сверху вниз».
Временные рамки
Также важно определить временные рамки, в которых должен быть составлен бюджет. Если требуется быстрое составление бюджета, лучше использовать более простые и быстрые подходы, такие как инкрементальное бюджетирование.
Требования внешних и внутренних стейкхолдеров
Необходимо также учитывать требования акционеров, инвесторов, кредиторов, а также внутренней отчетности. Некоторые стейкхолдеры могут требовать более детализированной или прогнозной информации, что может потребовать использования более сложных методов бюджетирования.
Пилотное тестирование и оценка
И в самом конце потребуется провести пилотное тестирование выбранного подхода на небольшом участке бизнеса. Тестирование позволяет оценить, насколько выбранный подход соответствует требованиям компании, и при необходимости скорректировать его до полного внедрения.
Программы для бюджетирования
Реализация выбранного подхода к бюджетированию в программе требует четкого планирования и настройки системы в соответствии с методологией, используемой в компании.
Выбор подходящей программы
Определите, какая программа для бюджетирования лучше всего соответствует потребностям компании и выбранному подходу. Учитывайте функциональные возможности программы, такие как поддержка различных методов бюджетирования, возможность интеграции с другими системами, простота использования, масштабируемость и стоимость.
Настройка параметров программы под выбранный подход
Настройте основные параметры программы в соответствии с выбранным подходом к бюджетированию.
Например, для инкрементального бюджетирования нужно установить шаблоны, которые основываются на прошлых бюджетных периодах, добавляя возможность автоматического пересчета с учетом изменений (например, на основе инфляции).
Для нулевого бюджетирования потребуется настроить систему так, чтобы каждая статья расходов начиналась с нуля и имела обязательные поля для обоснования расходов.
Для activity-Based Budgeting (ABB) определите ключевые бизнес-процессы и активности, создайте соответствующие центры затрат и настраивайте калькуляцию затрат по видам деятельности.
А для роллинг-бюджетирования потребуется настроить автоматическое обновление бюджетных данных по заданному циклу (ежеквартально или ежемесячно).
Например, для инкрементального бюджетирования нужно установить шаблоны, которые основываются на прошлых бюджетных периодах, добавляя возможность автоматического пересчета с учетом изменений (например, на основе инфляции).
Для нулевого бюджетирования потребуется настроить систему так, чтобы каждая статья расходов начиналась с нуля и имела обязательные поля для обоснования расходов.
Для activity-Based Budgeting (ABB) определите ключевые бизнес-процессы и активности, создайте соответствующие центры затрат и настраивайте калькуляцию затрат по видам деятельности.
А для роллинг-бюджетирования потребуется настроить автоматическое обновление бюджетных данных по заданному циклу (ежеквартально или ежемесячно).
Разработка шаблонов и форм бюджетов
Создайте шаблоны бюджетных форм и отчетов в соответствии с выбранным подходом. Определите, какие данные должны быть введены, как они будут агрегироваться и каким образом будут формироваться итоговые бюджеты и отчеты. Например:
- В инкрементальном бюджетировании создайте шаблоны с базовыми значениями из предыдущих лет.
- В нулевом бюджетировании создайте пустые формы, которые нужно будет заполнить с нуля.
- В ABB разработайте формы для сбора данных по конкретным видам деятельности.
Интеграция с другими системами
Убедитесь, что программа для бюджетирования интегрирована с другими системами компании, такими как ERP, CRM, HRM и бухгалтерские системы. Настройте обмен данными между системами, чтобы информация о доходах, расходах и других ключевых показателях автоматически подтягивалась в программу для бюджетирования.
Настройка процессов согласования и утверждения
Настройте процессы утверждения и согласования бюджетов в соответствии с корпоративной политикой. Определите права доступа для различных уровней управления, установите процедуры проверки и утверждения бюджетных данных. Например:
- Для подхода «снизу вверх» настройте процесс последовательного утверждения бюджетов от подразделений до высшего руководства.
- Для подхода «сверху вниз» настройте автоматическое распространение ключевых показателей и лимитов на подразделения после утверждения руководством.
