Конечно, в любой компании может сложиться такая архитектура данных, что она предполагает выгрузку информации из нескольких систем и сопоставления ее в один отчет.
Это нормальная практика, поскольку ни одна система не может решить весь спектр задач, которые возникают в организации. Однако она порождает немало сложностей, как гармонизация нормативно-справочной информации (НСИ) всех систем для последующего сведения в один отчет.
НСИ часто является фундаментом информационных систем, и любая путаница в ней может приводить к ошибкам при анализе, дублированию данных и сбоям в работе систем.
Сегодня посмотрим, что нужно сделать, чтобы ее не допустить.
НСИ часто является фундаментом информационных систем, и любая путаница в ней может приводить к ошибкам при анализе, дублированию данных и сбоям в работе систем.
Сегодня посмотрим, что нужно сделать, чтобы ее не допустить.
Стандартизация и формирование единого справочника данных
Первое и самое необходимое - это утвердить единые справочники и каталоги для основных аналитик. Например, вы можете ввести единый справочник товаров, клиентов, контрагентов, сырья, оборудования, запчастей, сотрудников и многого другого.
У вас должны быть стандарты: как правильно указывать все наименования, какие поля обязательны для заполнения, нужны ли идентификаторы, куда обращаться в случае, если не знаешь, что делать и остальные инструкции, которые помогут пользователю корректно вносить данные.
Упростить этот процесс обычно помогает внедрение системы, которая позволяет регламентировать процесс изменения справочников, а сотрудникам, которые только вносят, например, плановую информацию, работать с уже готовым списком аналитик.
Такие системы, как, например, Планум, позволяют хранить всю справочную информацию в одном месте, а любые вносимые изменения сразу транслируются на все связанные отчеты. Кроме того, с помощью инструментов мэппинга можно настроить перевод справочников одной системы к нужному формату.
У вас должны быть стандарты: как правильно указывать все наименования, какие поля обязательны для заполнения, нужны ли идентификаторы, куда обращаться в случае, если не знаешь, что делать и остальные инструкции, которые помогут пользователю корректно вносить данные.
Упростить этот процесс обычно помогает внедрение системы, которая позволяет регламентировать процесс изменения справочников, а сотрудникам, которые только вносят, например, плановую информацию, работать с уже готовым списком аналитик.
Такие системы, как, например, Планум, позволяют хранить всю справочную информацию в одном месте, а любые вносимые изменения сразу транслируются на все связанные отчеты. Кроме того, с помощью инструментов мэппинга можно настроить перевод справочников одной системы к нужному формату.
Регламент внесения и обновления НСИ
Здесь мы отвечаем на такие вопросы: кто, как и когда может вносить изменения в справочники. Формирование такого центра компетенций позволяет сократить вероятность появления не регламентируемых справочных сущностей и сделать любые изменения отслеживаемыми.
Также важно на этом этапе предусмотреть процедуру согласования внесений изменений в справочник. Например, какие-то элементы могут не вписываться в существующую классификацию, и здесь важно понять: можно ли их еще декомпозировать или стоит вносить новую категорию в НСИ.
Использование системы, как планум, позволяет автоматически отслеживать все изменения, которые вносят пользователи. Также система предполагает хранение предыдущих версий документов, чтобы в любой момент можно было “откатиться” назад.
Также в системе можно настроить правила проверки на дублирующую информацию. Например, в случае совпадения идентификаторов в справочниках, система будет выдавать предупреждение об ошибке.
Также важно на этом этапе предусмотреть процедуру согласования внесений изменений в справочник. Например, какие-то элементы могут не вписываться в существующую классификацию, и здесь важно понять: можно ли их еще декомпозировать или стоит вносить новую категорию в НСИ.
Использование системы, как планум, позволяет автоматически отслеживать все изменения, которые вносят пользователи. Также система предполагает хранение предыдущих версий документов, чтобы в любой момент можно было “откатиться” назад.
Также в системе можно настроить правила проверки на дублирующую информацию. Например, в случае совпадения идентификаторов в справочниках, система будет выдавать предупреждение об ошибке.
Проверки и мониторинг
Система живет и развивается совместно с бизнесом. Приходят новые направления и проекты, закрываются какие-то старые активности - все это должно также отражаться в системе.
Для этого требуется регулярные проверки актуальности данных и НСИ, а также соответствие их существующей методологии.
Для этого требуется регулярные проверки актуальности данных и НСИ, а также соответствие их существующей методологии.
Внедрение системы помогает существенно упростить процесс управления справочными данными, но первичная аналитика и поддержание смысловой актуальности все равно будет оставаться на стороне эксперта.
