Как наладить контроль себестоимости?

Контроль себестоимости — это не просто очередной отчет, а целая система, которая включает три слоя:

• Модель - как рассчитать себестоимость
• Процесс учета - что берем и как считаем
• Мониторинг и разбор отклонений

Сегодня посмотрим на процесс контроля себестоимости более детально, а также разберем какие шаги необходимо сделать для его автоматизации.

Для начала нам потребуется определить объект учета. Это может быть продукт, заказ, клиент или проект - главное, чтобы этот элемент был именно тем, по которому можно посчитать себестоимость единицы реализации.

После этого потребуется классически разложить структуру затрат, выделить постоянные и переменные издержки, прямые и косвенные затраты. Здесь лучше всего сразу оформить все статьи по справочникам, что значительно упростит дальнейшую автоматизацию.

Для моделирования также потребуется выбрать метод распределения косвенных затрат (о том, какими они бывают, мы писали тут), а также выделить учетные единицы. Например, это могут быть человеко-часы для консалтинга, где их учет может производиться по проекту, задаче, тикету и т.д.

Для производственных предприятий потребуется выделить и правила оценки запасов и расчета незавершенного производства. Здесь также потребуется предусмотреть инвентаризацию, частота которой должна быть не реже одного раза в месяц.

После этого можно переходить к отчетным формам, в которых будут отражаться запасы, сырье, цены, логистика, тарифы, объемы производства и потребления, время персонала и т.д. Отчеты будут индивидуальны для каждой компании, поскольку будут опираться на принятую методологию.

Любая модель должна пройти апробацию, в этом случае на месячном закрытии.

Итак, по итогам месяца в модель должны попасть:

• Объемы: выпуск, брак, переработки, незавершенное производство.
• Цены: фактические цены закупки, тарифы логистики/энергии.
• Методика распределения косвенных затрат
• Стоимость реализации, которая включает начальные запасы, поступления за период, и конечные запасы
• Отклонения: цена материала, норма и факт производства, стоимость и эффективность труда, потребление ресурсов, списания

После этого пробуем сформировать отчеты для еженедельного контроля, который будет отражать только те параметры, которые критичны для бизнеса.

Ранее мы уже писали, что в любые еженедельные отчеты не стоит вносить сильно много показателей для контроля. Это должен быть короткий перечень показателей, обычно до 5 штук, глядя на которые можно выявить и устранить критичные изменения в бизнесе.

Например, для контроля себестоимости можно взять следующие показатели для недельного отчета:

• Цены закупки: сравнение план-факт по нормативам.
• Производственные остатки: план-факт по ключевым линиям, стоимость брака.
• Энергия и логистика: стоимость на единицу выпуска, отклонения от нормативов.

Важно для каждого показателя установить порог отклонения, который будет считаться существенным для внедрения изменений. Это поможет сфокусировать внимание на действительно важном, и не распыляться на детали.

Любая подготовка к автоматизации помогает прийти к цифровой зрелости организации, а именно навести порядок в данных, построить важные отчеты, а также понять как информация переходит из одной системы в другую.

Сама по себе автоматизация призвана ускорить и упростить весь этот процесс, и Планум вам в этом поможет.