Как повысить прибыль через автоматизацию: практическая дорожная карта

У прибыли достаточно простая формула: выручка минус переменные и постоянные издержки и плюс разница рабочего капитала. Когда компания идет в автоматизацию процессов, не редко требуется обоснование: а как инвестиции в автоматизацию процессов скажутся на результатах?

В сегодняшнем материале постараемся дать ответ на этот вопрос.

Автоматизация может оказать влияние на три составляющих прибыли.

Рост выручки. За счет персонализированных продаж, точности стратегии ценообразования, точности оценки платежеспособности клиентов можно повысить уровень выручки.

Снижение операционных затрат. Автоматизация помогает сократить затраты персонала на типовые и рутинные операции, которые занимают большое количество времени. Например, на распределение статей из учетной системы в управленческую отчетность.

Освобождение капитала. За счет повышения качества планирования, как финансового, так и операционного можно сократить избыточное количество запасов, а также снизить дебиторскую задолженность.

Ищем «золотые» процессы. На этом шаге важно найти наиболее трудозатратные процессы, где автоматизация действительно необходима. Выявить их можно в ходе интервью с командами, а также просчитав вклад часов на их выполнение в общий ФОТ.

Приоритизация. На этом шаге можно воспользоваться матрицей ICE, которая позволяет оценить перспективный проект по трем критериям: влияние, уверенность в успехе, легкость реализации.

Пилотная версия. Часто первичной оценки может быть недостаточно, поскольку проект может содержать немало подводных камней. Разобраться с ними поможет только пилот. Пилот - небольшая часть проекта на несколько недель, которая позволит понять как наиболее сложный участок работ будет реализовываться.

Масштабирование. Если пилотный проект показал хороший результат, то можно переходить к масштабированию проекта на другие задачи. На этом этапе появляется необходимость стандартизации бизнес-процессов, данных и других элементов, которая должна помочь ускорить процесс внедрения решения.

Устойчивость. Мало внедрить новое решение и перестроить бизнес-процессы, важно также закрепить их устойчивое использование и стремление к непрерывных улучшениям. В этом могут помочь KPI и бонусы при реализации непрерывных улучшений.

Автоматизация не является панацеей от всех бед компании, однако именно подготовка к автоматизации или готовность к внедрению новых цифровых инструментов помогает выявить ключевые проблемы бизнес-процессов и решить их. Оставив проблемы “как есть”, и перенеся их в систему, вопрос с прибылью решения не получит.

Автоматизация хаоса. Любая автоматизация предполагает аудит бизнес-процесса и, возможно, его изменение. Если автоматизировать бизнес-процессы, где нет четкого распределения ролей, есть задвоение работы и прочее, то на выходе мы просто получим автоматизированный хаос.

Пилот-ловушка. Компания может реализовать несколько пилотов, но ни один из них не выходит в продуктивную версию, которой реально можно пользоваться. Здесь стоит задаться вопросом: а действительно ли именно этот процесс нуждается в автоматизации? Ведь если все работает по-старому, то вроде и нет острой необходимости.

Сопротивление персонала. Не всегда адаптация проходит успешно, часто этот процесс сталкивается с сильным сопротивлением персонала, поскольку сотрудники не готовы переводить существующие процессы в новые стандарты (и часто для проверки необходимо какое-то время вести процессы и в старой системе). Здесь помогают обучение, консультации а также перевод людей на более ценностные задачи.