Сколько бэкофисные функции, как маркетинг или бухгалтерия, занимают в единице продукта или конкретной услуги бизнеса? Какая часть выручки с проекта или продукта приходится на покрытие затрат маркетинга, HR или бухгалтерии?
К этим вопросам компании, особенно в турбулентной ситуации на рынке, начинают уделять пристальное внимание. Это совершенно закономерно, поскольку позволяет более точно посчитать эффективность бизнеса, а также найти пути оптимизации и повышения рентабельности.
О трудностях поиска ответов на эти вопросы, а также об автоматизации этого процесса, поговорим в сегодняшнем материале.
Распределение косвенных затрат
Косвенные затраты — это расходы, которые обслуживают несколько видов продукции или подразделений одновременно. Их нельзя напрямую связать с одним объектом.
Основной метод их связи с продуктом или услугой – через коэффициент базового показателя.
Например, в качестве базового показателя могут быть выбраны:
Заработная плата производственных работников
Прямые материальные затраты
Машино-часы или человеко-часы
Объём выпуска продукции
Выручка
В таком случае формула расчета распределения косвенных затрат будет иметь следующий вид:
Величина косвенных затрат = (Базовый показатель для единицы / Сумма базового показателя) * Сумма косвенных затрат
Казалось бы, все достаточно просто, но рассмотрим кейс автоматизации расчета косвенных затрат.
Автоматизация распределения косвенных затрат
Часто для проведения качественного финансового анализа клиенту необходимо понимать детальное формирование стоимости товара и услуги. Если обратиться к рынку услуг, то на этом этапе целесообразно формировать ведомости учета рабочего времени, поскольку основной составляющей стоимости становится часовая ставка специалиста.
Часто также рекомендуется вводить табели учета рабочего времени и для АХО, поскольку в дальнейшем это упрощает распределение. Хотя могут встречаться и такие обязанности, которые направленны на общий рост и функционирование бизнеса, что выделить будет сложно.
Также на первых этапах необходимо провести выделение центров финансовой ответственности, и чем детальнее они будут проведены – тем лучше.
Возьмем пример с аллокацией затрат на маркетинг. У отдела маркетинга достаточно широкий круг обязанной: работа со СМИ, организация участия в мероприятиях, реклама, дизайн и т.д. Но именно благодаря детальному анализу можно сделать вывод о том, что, например, участие в сторонних мероприятиях для бизнеса нецелесообразно в части привлечения клиентов, а значит можно перенаправить средствав более эффективные каналы.
В системе это будет выглядеть как отдельный отчет для отдела маркетинга, где будет указан процент затрат на участия в мероприятиях с выручки от проектов за период, а также данные об источнике, из которого этот клиент пришел.
Данные о таких затратах будут консолидироваться у экономистов, что повышает прозрачность отдачи вложенных средств в привлечение клиентов.
Кроме того, система помогает добавить оповещения о превышении и снижении плановых показателей эффективности проекта в целом, с учетом прямых и косвенных затрат, а также простроить многофакторные модели, которые будут учитывать ключевые драйверы.