Этапы автоматизации финансового планирования и бюджетирования: стартер-пак

Это действительно важно. В ходе работы мы часто сталкиваемся с разными ожиданиями клиентов как от результатов самого проекта, так и работы команды консультантов. Однако чтобы проект был выполнен так, как действительно нужно бизнесу, мы всегда придерживаемся определенной методологии, которую и раскроем в ходе этой серии материалов.

И начнем мы с самого начала - старт проекта по автоматизации.

С практикой мы выработали ряд базовых правил, которые помогают достичь нужного результата к концу проекта, и даже при возможных изменениях со стороны клиента, не выйти за пределы бюджета.

• 10% - 1%, 90% - 100%

Главный принцип работы консультанта. Изменения в архитектуре в первые 10% процентов работ будут стоить 1%, при готовности проекта на 90% - дополнительные изменения архитектуры будут стоить 100% от стоимости всего проекта.

• Удобство

Внедренная система должна не только закрывать потребности клиента, но и быть удобной для использования. Нет ничего хуже для разработчика, чем возврат клиента к старым файлам Excel после проведенного внедрения.

• Сложность vs. легкость

Не всегда клиенты готовы к легкости использования системы: часто пользователи привыкают к логике систем старших поколений, где гибкость настройки ограничена. Только обучение и постоянная поддержка помогут адаптироваться к новой логике.

На этом этапе мы должны детально понять задачу заказчика: какая концепция и перспективное видение результатов проекта, какова сложность поставленной задачи.

После этого мы переходим к изучению существующих форм ввода и отчетов, которые являются базой для оценки наших трудозатрат. После этого мы детально погружаемся в изучение каждого файла, который предоставляет заказчик. На этом этапе нам необходимо понять модель данных, наборы справочников, их наполнение, наборы форм на входе и на выходе бизнес-процесса.

Хотелось бы даже как-то выделить этот блок, например, вот так:

Именно на этом этапе необходимо выяснить следующие пункты:

• Как устроен процесс планирования и бюджетирования в компании?
• Кто из сотрудников и какие департаменты участвуют в процессе?
• Кто за что отвечает?
• Как рассчитываются те или иные показатели?
• Какие существуют драйверы в процессе?
• Откуда поступают данные?
• Как используются существующие в компании системы?
• Какие формы есть на текущий момент: что в них не устраивает, а что устраивает?

И так далее.

На этот этап выделяется достаточно продолжительное количество времени, но только благодаря этому можно понять, что действительно нужно бизнесу.

В исследовании МИРБИС по уровню зрелости систем управления организацией было подчеркнуто, что несмотря на высокое развитие управления человеческими ресурсами, зрелым подходом к управлению технологиями в компании, а также развитие управлением стратеги, управление процессами в компаниях все еще носит несистемный характер.

Например, порядка в 50% опрошенных компаний управление процессами не закреплено за ответственными лицами. Менее чем в 10% компаний система управления бизнес-процессами имеет регламентацию или описана в политиках. При этом в каждой второй опрошенной компании процессы держались на конкретных людях, а не ролях в организации.

Мы порой наблюдаем такие тенденции в сфере управления финансами, но, конечно, в более мягкой форме.

Например, в разветвленной системе управления планированием и бюджетированием иногда бывает, что за один и тот же показатель или форму отвечает не один человек, при этом все это выясняется в ходе интервью, которое мы проводим в начале проекта.

Цель любой автоматизации - эффективность, а она в свою очередь предполагает, что текущие процессы будут пересмотрены и оптимизированы.

Для этого мы тщательно изучаем существующую методологию и архитектуру: ищем узкие места, а также способы их преодоления.

На практике это порой предполагает, что существующие процессы будут изменены и перестроены из логики работы в Excel в новую логику системы.

И этого не надо бояться. Да, с одной стороны, система должна настраивается под клиента, но, с другой стороны всегда есть технологические особенности программного обеспечения, которые помогают сделать те или иные процессы более эффективными. Часто для этого требуется полная ревизия существующих процессов.

После того, как собран первичный срез информации, архитекторы готовы приступить к проектированию первичной модели бизнес-процесса. На этом этапе еще не будет представлена финансовая модель, но будут показано, как в перспективе будет устроено взаимодействие всех кубов и таблиц.

Это также очень важный этап для старта проекта, поскольку именно здесь закладывается база для будущей целостной системы. Именно на этом моменте можно вносить изменения, делать правки с наименьшим риском для увеличения времени и стоимости проекта.

О следующих шагах по автоматизации читайте в наших следующих обзорах.