Автоматизация бюджетирования - лучшие решения на рынке РФ

Конец июля - последняя возможность поискать систему для автоматизации бюджетирования в более комфортной обстановке: с августа во многих компаниях начинается сам бизнес-процесс и финансистам становится не до поисков - работы и так слишком много.

Лучшее решение для бюджетирования должно позволять пользователю как минимум вести следующие отчеты:

• Платежный календарь
• Бюджет движения денежных средств (или сокращенно БДДС)
• Баланс
• Бюджет доходов и расходов (или сокращенно БДР)

Платежный календарь — это инструмент финансового управления, который используется организациями для планирования и контроля своих денежных потоков. Он представляет собой расписание предстоящих платежей и поступлений денежных средств, позволяя компании поддерживать ликвидность и избегать кассовых разрывов.

Основные компоненты платежного календаря

Поступления денежных средств

• Планируемые поступления: Доходы от основной деятельности (продажа товаров, услуги), а также внереализационные поступления (аренда, инвестиционные доходы).
• Расходы: Платежи по договорам, кредиты, налоги и другие финансовые обязательства.

Выплаты денежных средств

• Операционные платежи: Затраты на производство, оплату труда, аренду, коммунальные услуги и прочие текущие расходы.
• Капитальные расходы: Платежи за приобретение или модернизацию основных средств, инвестиционные расходы.
• Финансовые расходы: Платежи по займам, кредитам, дивидендам и другим финансовым обязательствам.

Сроки платежей и поступлений

• Даты: Указание точных дат, когда должны быть произведены платежи или поступления.
• Сроки: Периоды, в течение которых ожидаются денежные потоки, например, ежемесячные, ежеквартальные или ежегодные.

Контрольные точки

• Проверка фактических данных: Сравнение фактических платежей и поступлений с запланированными данными.
• Анализ отклонений: Выявление и анализ отклонений от плана для своевременной корректировки финансового управления.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) — это финансовый документ, который отражает планируемые поступления и выплаты денежных средств компании за определенный период времени (обычно месяц, квартал или год). Этот документ помогает управлять ликвидностью, планировать денежные потоки и обеспечивать наличие достаточного объема денежных средств для выполнения всех обязательств.

Основные компоненты бюджета движения денежных средств

Поступления денежных средств

• Операционная деятельность: Доходы от основной деятельности компании, такие как поступления от продаж товаров и услуг, получение авансов от клиентов, возвраты налогов и т.д.
• Инвестиционная деятельность: Поступления от продажи основных средств, нематериальных активов, инвестиций и прочего имущества.
• Финансовая деятельность: Поступления от выпуска акций, получения займов и кредитов, возвратов финансовых вложений и прочих финансовых операций.

Выплаты денежных средств

• Операционная деятельность: Расходы, связанные с основной деятельностью компании, такие как оплата поставок сырья и материалов, выплаты заработной платы, налоги и сборы, аренда и коммунальные услуги.
• Инвестиционная деятельность: Выплаты на приобретение основных средств, нематериальных активов, инвестиций и прочего имущества.
• Финансовая деятельность: Выплаты по погашению кредитов и займов, выплаты процентов, дивидендов и прочих финансовых обязательств.

Чистый денежный поток

• Чистый денежный поток от операционной деятельности: Разница между поступлениями и выплатами, связанными с основной деятельностью.
• Чистый денежный поток от инвестиционной деятельности: Разница между поступлениями и выплатами, связанными с инвестиционной деятельностью.
• Чистый денежный поток от финансовой деятельности: Разница между поступлениями и выплатами, связанными с финансовой деятельностью.
• Итоговый чистый денежный поток: Суммарный результат чистых денежных потоков от всех видов деятельности.

Бюджет доходов и расходов (БДР) — это финансовый документ, который отражает планируемые доходы и расходы компании на определённый период времени (обычно год, квартал или месяц). Этот документ помогает компании планировать свои финансовые операции, контролировать их выполнение и принимать стратегические решения на основе прогнозируемых финансовых потоков.

Основные компоненты бюджета доходов и расходов

Доходы

• Операционные доходы: Доходы от основной деятельности компании, такие как продажи товаров или услуг.
• Внереализационные доходы: Доходы, не связанные с основной деятельностью, такие как арендные платежи, инвестиционные доходы, проценты по депозитам и дивиденды.

Расходы

• Операционные расходы: Расходы, связанные с основной деятельностью компании, включая затраты на производство (сырье, материалы, трудовые ресурсы), административные расходы (зарплата сотрудников, аренда офиса, коммунальные услуги), маркетинг и продажи.
• Внереализационные расходы: Расходы, не связанные с основной деятельностью, такие как проценты по займам, амортизация, налоги и другие финансовые расходы.

Бюджетный баланс — это финансовый документ, который отражает запланированные доходы и расходы компании на определенный период времени, а также финансовые потоки, связанные с их выполнением. Он помогает компании контролировать свои финансовые ресурсы, планировать будущие расходы и доходы, а также принимать стратегические решения. В отличие от традиционного бухгалтерского баланса, который фиксирует фактические данные на конкретную дату, бюджетный баланс ориентирован на прогнозирование и планирование.

Основные компоненты бюджетного баланса

Доходы

• Планируемые доходы: Ожидаемые поступления денежных средств от основной деятельности (продажа товаров и услуг), инвестиционной и финансовой деятельности.
• Прогнозируемые доходы: Дополнительные поступления, такие как субсидии, гранты, инвестиции и другие финансовые вливания.

Расходы

• Планируемые расходы: Ожидаемые затраты на производство, операционные расходы, административные расходы, маркетинг и продажи, а также другие текущие расходы.
• Капитальные расходы: Затраты на приобретение основных средств, инвестиции в долгосрочные проекты и другие крупные вложения.

Активы и обязательства

• Текущие активы: Ожидаемые денежные средства, дебиторская задолженность, товарно-материальные запасы.
• Долгосрочные активы: Ожидаемые инвестиции, основные средства, нематериальные активы.
• Текущие обязательства: Планируемые выплаты по краткосрочным займам, кредиторская задолженность.
• Долгосрочные обязательства: Планируемые выплаты по долгосрочным займам и обязательствам.

Сальдо бюджета

• Профицит (излишек): Разница между доходами и расходами, если доходы превышают расходы.
• Дефицит: Разница между доходами и расходами, если расходы превышают доходы.

Ключевой функционал систем бюджетирования

Ниже мы привели ключевой технический функционал систем бюджетирования, который поможет наиболее эффективно построить работу по подготовке бюджета.

Интеграция данных

• Бухгалтерские системы: Автоматический импорт данных из бухгалтерских систем.
• CRM и ERP-системы: Интеграция с системами управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и ERP-системами для получения данных о плановых операциях.

Автоматическое составление отчетов

• Создание балансовых отчетов: Автоматическая генерация бюджетных отчетов на основе данных из бухгалтерских и финансовых систем.
• Обновление данных в реальном времени: Постоянное обновление данных для обеспечения актуальности отчетов.

Управление отчетностью

• Создание финансовых отчетов: Автоматическая генерация отчетов о доходах, расходах и балансе.
• Анализ данных: Анализ финансовых данных для выявления тенденций и отклонений.

Контроль и мониторинг

• Мониторинг в реальном времени: Отслеживание всех финансовых операций в режиме реального времени.
• Уведомления и оповещения: Автоматические уведомления о значительных отклонениях от плана или критических финансовых ситуациях.

Анализ и оптимизация

• Аналитические инструменты: Использование аналитических инструментов для оптимизации финансовых процессов.
• Оценка эффективности: Оценка эффективности финансового планирования и выявление возможностей для улучшения.

Автоматизацию бюджетных отчетов можно проводить на следующих видах систем::

1. ERP-системы (Enterprise Resource Planning): Комплексные системы, такие как SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, которые включают модули для бюджетирования.
2. Специализированное ПО: Программы, предназначенные специально для бюджетирования и финансового планирования.
3. Бухгалтерские программы: Программы,, которые имеют встроенные функции для управления платежами и денежными потоками.