Формируем платежный календарь для предотвращения кассовых разрывов

Самая страшная ситуация для компании: когда надо платить, а денег нет. Часто это говорит о необходимости доработки процессов управления платежами и настройке платежного календаря организации.

Правильно настроенный платежный календарь помогает избежать кассовых разрывов, снизить стоимость заемных средств, а также повысить ликвидность компании.

В сегодняшнем материале разберем основные лайфхаки процесса контроля и очередности оплат.

В платежном календаре должно аккумулироваться несколько аналитик, которые помогают повысить платежную дисциплину.

Горизонт планирования. Ближайшие доходы и оплаты (в среднем от 2 до 4 недель должны быть детализированы по дням), далее план можно формировать понедельно с ориентировочными датами поступлений и расчетов.

Точность дат. Статистика по реальным расчетам и датам выставленных счетов поможет выработать статистику по просрочкам дебиторов, которую можно будет использовать в планировании и брать для дальнейшей проработки.

Обновление. Платежный календарь оптимальнее всего интегрировать с банк-клиентом для оперативного фиксирования обновлений, но если регулярно вносить обновленные данные вручную, то эффект будет тоже хорошим. Главное, что информация вносится оперативно, а значит меньше рисков для просроченных платежей и пеней.

Приоритеты. Эксперты советуют разделить все платежи на пять групп: неприкосновенные (которые не платить нельзя), обязательные (которые также требуют оплаты, но можно немного задержать), критичные (без которых основная деятельность организации невозможна), некритичные с большими штрафами, некритичные. Такое ранжирование помогает точно разнести даты оплаты всех платежей, понять объем необходимых денежных средств, а также отказаться от ненужных затрат.

Валюты. Если у компании есть расчеты в разных валютах, то необходимо формирование планов для каждой из них. Это позволит более эффективно отслеживать курсовые разницы и вырабатывать политику по хэджированию валютных рисков.

Составление платежного календаря начинается со сбора и нормализации данных. Формируем в единую базу данных все заявки и выставленные счета на оплату. В базе данных должны быть обязательно отражены: дата, контрагент, сумма, валюта, счёт, приоритет, основание, ответственный.

После этого распределяем все по датам списания и поступления с учетом выходных и праздничных дней, пока оставляем все данные as-is.

После этого считаем дневные обороты с указанием открывающего остатка, входных платежей, оплат и закрывающего остатка. Это поможет выявить с точностью до каждого дня риск образования кассовых разрывов. Если появляются дни с отрицательным сальдо, то переносим некритичные платежи на другие даты в соответствии с их рангом и степенью риска штрафов.